Sociale documenten: overdaad schaadt, maar beterschap op komst?

Inleiding

Help, we dreigen te verzuipen in de administratieve lasten schreeuwen de ondernemers al jarenlang uit. De tijdrovende rompslomp tast de competitiviteit aan. De administratieve verplichtingen voor bedrijven zijn grotendeels toe te schrijven aan de regelgeving inzake tewerkstelling. Zo belanden we dus bij de sociale documenten.

De beleidsmakers zijn zich ervan bewust dat de competitiviteit van onze bedrijven gevrijwaard moet worden. Al sinds het begin van deze eeuw schrijven alle federale regeringsverklaringen voor dat administratieve vereenvoudiging een must is. Maar wat gebeurt er echt? Wordt er op het vlak van de sociale documenten werk van gemaakt? En kan het nog beter?

Sociale documenten: what's in a name

Onder het begrip 'sociale documenten' verstaan we, in de brede zin van het woord, de verplichte geschriften en digitale aangiftes die gepaard gaan met een tewerkstelling.

Enerzijds verschaffen de sociale documenten aan werknemers en werkgevers essentiële gegevens rond de arbeidsvoorwaarden en de uitvoering ervan. Voor de overheid fungeren de documenten anderzijds als onmisbare instrumenten om de naleving van de arbeids- en socialezekerheidswetge-ving te controleren en voor de toekenning van socialezekerheidsrechten. Uiteraard mogen deze onmisbare functies niet in het gedrang komen.

De vraag is dan ook hoe de onvermijdelijke administratieve lasten voor bedrijven die samengaan met de sociale documenten beperkt kunnen worden, zonder te raken aan de essentiële functies die ze vervullen voor de overheid.

Mission impossible?

Tegelijkertijd de administratieve overlast aanpakken die de sociale documenten teweegbrengen en daarbij aan de cruciale vereisten van alle partijen tegemoetkomen, is dat geen onhaalbare kaart? Helemaal niet, zo blijkt uit dit onderzoek.

Om te beginnen worden het rechtskader en de huidige stand van de regelgeving geschetst en worden de belangrijkste actoren en instanties die betrokken zijn bij de informatieverwerking in kaart gebracht. Bijzondere aandacht gaat naar de reeds bestaande digitale toepassingen en op de mogelijkheden die ze in de toekomst zouden kunnen bieden. Daarnaast bespreken we een aantal algemene praktijken inzake administratieve vereenvoudiging en enkele reeds verwezenlijkte mijlpalen op dat vlak.

Daarop verder bouwend wordt op basis van de gangbare praktijken in ondernemingen in de privésector kritisch gekeken naar de relevantie en de efficiëntie van een aantal vaak voorkomende sociale documenten. Er wordt nagedacht over de noodzaak en/of de wenselijkheid van gedigitaliseerde opmaak en verwerking ervan. Daarrond worden een aantal voorstellen voor vereenvoudiging geformuleerd.

Een 'win-win' voor alle partijen: het kan!

Uit de analyse blijkt dat verschillende baanbrekende elektronische aangiftesystemen al tot een aanzienlijke administratieve vereenvoudiging hebben geleid. De inspanningen die de overheid al leverde onder de coördinatie van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) resulteerden duidelijk in een win-win situatie voor alle partijen. Logischerwijze moeten de werkzaamheden op dit vlak dus worden voortgezet en zelfs versterkt. Er moet blijvend worden ingezet op informatie- en communicatietechnologie (ICT), oftewel e-government.

E-government, digitalisering en vereenvoudiging

Voor e-government is meer nodig dan alleen een website. Het gaat daarbij niet om een loutere digitalisering van bestaande papieren documenten, maar het is een heus structureel hervormend proces. Elke toepassing vereist een hele infrastructuur van digitale netwerken, databanken en ondersteunende diensten. De werkmethodes van de openbare diensten moeten worden aangepast en de verschillende regelgevingen moeten erop worden afgestemd.

Digitalisering maakt ook de toepassing eenvoudiger van het 'only once'-principe, het beginsel van de unieke gegevensinzameling. Door het verplichte hergebruik van de gegevens wordt vermeden dat burgers en ondernemingen telkens opnieuw dezelfde informatie moeten meedelen aan andere overheidsdiensten.

Aan de digitalisering van de documentenstromen zijn niet alleen voordelen verbonden voor de overheid en de bedrijven, ze maakt ook een betere dienstverlening naar de burgers mogelijk. Het grote succes van gepersonaliseerde onlinetoepassingen zoals www.mypension.be geeft aan dat er wel degelijk nood is aan zulke instrumenten.

Digitale gegevensuitwisseling is voor de generaties die nu op de arbeidsmarkt komen trouwens een evidentie. Zij gaan ervan uit dat informatie beschikbaar is op het moment dat ze die daadwerkelijk nodig hebben. In plaats van een verplichte bezorging van documenten op vastgelegde tijdstippen zou dus kunnen worden ingezet op het 'on demand' beschikbaar maken van relevante informatie. Digitale gegevensuitwisseling moet dan ook verder worden uitgebreid in alle richtingen.

Verder is het aangewezen dat de huidige regelgeving herzien wordt in het licht van de algemene beginselen van administratieve vereenvoudiging. Dit betekent dat sociale documenten die geen toegevoegde waarde (meer) hebben resoluut moeten worden afgeschaft, de bestaande cruciale documenten moeten worden geoptimaliseerd en de moeilijke documenten moeten worden vereenvoudigd.

Heilzame maatregelen

De bevindingen van dit onderzoek worden weergegeven met een aantal 'gezondheidstips'. Voor een optimale conditie, oftewel een performante gegevensuitwisseling met zo beperkt mogelijke administratieve lasten, zijn voortdurende inspanningen nodig.

We tonen aan dat 'voorkomen beter is dan genezen'. Doeltreffende effectenanalyses van de regelgeving kunnen nodeloos complexe procedures verhinderen.

Genezen is echter nog altijd beter dan 'in hetzelfde bedje ziek te blijven'. Als de verplichtingen rond de sociale documenten achterhaald zijn of proportioneel te belastend, moeten gebruiksvriendelijkere alternatieven worden onderzocht.

Soms is 'het middel erger dan de kwaal', als bijvoorbeeld al op voorhand duidelijk is dat een verplicht op te stellen document niet dienstig zal zijn.

Af en toe is méér nodig dan een 'pleister op de wonde', lapmiddelen die tijdelijk de symptomen bestrijden maar de oorzaak van de kwaal niet ten gronde aanpakken moeten worden vermeden. Dan is een drastische aanpak nodig, want 'zachte heelmeesters maken stinkende wonden'.

Nieuwe technologieën bieden nieuwe remedies voor alle partijen, al kost het soms tijd eer ze optimaal functioneren. Tijd heelt misschien niet alle wonden, maar toch veel.