Allemaal digitaal, of toch (nog) niet helemaal?

De digitalisering van het oprichtingsproces van vennootschappen

We leven vandaag meer dan ooit in een digitale samenleving en kunnen ons geen leven zonder smartphone en/of computer meer inbeelden. Niet alleen het dagdagelijkse leven, ook de ondernemings- en juridische wereld surfen mee op deze digitale golf van verandering. Het volledig online oprichten van een vennootschap, zoals een Naamloze Vennootschap (NV) of Besloten Vennootschap met Beperkte Aansprakelijkheid (BVBA), brengt heel wat voordelen met zich mee. De digitalisering van het oprichtingsproces is dan ook van groot belang in het kader van een modern vennootschapsrecht.

Tot op vandaag is het echter onmogelijk om alle Belgische vennootschappen digitaal op te richten. Moet de Belgische wetgever hier verandering in brengen of houden we beter vast aan ons klassiek oprichtingsproces? Hoe pakken andere landen een digitaal oprichtingsproces aan en kunnen wij dit als inspiratiebron gebruiken?

Het Belgisch vennootschapsrecht in een nieuw jasje

“Wij zijn een land met zeer veel ondernemers en moeten dat ook blijven. Ik wil dat zoveel mogelijk ondernemingen in België ‘geboren’ worden. Dat is goed voor de tewerkstelling en de economie van ons land. Dat ondernemerschap moeten we blijven ondersteunen en stimuleren. Een aantrekkelijk investeringsland blijven is een absolute vereiste, we mogen niet achterophinken door niet aangepaste wetgeving of rechtspraak.”– Minister Geens, 25 mei 2018.

De Belgische wetgever ondernam reeds een heus initiatief om een aantrekkelijker Belgisch vennootschapsrecht te creëren, namelijk het voorstel voor een nieuw Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.

Dit voorstel bestaat uit innovatieve en creatieve bepalingen welke beantwoorden aan het hedendaagse ondernemingsklimaat. Een digitaal oprichtingsproces van vennootschappen haalde het echter.

Hierdoor blijft het onmogelijk om een Belgische NV of BVBA online op te richten. Een authentieke oprichtingsakte blijft namelijk vereist. Aangezien enkel de notaris deze kan opstellen, is de oprichter-ondernemer steeds verplicht om zich tot de notaris te begeven ter oprichting van de vennootschap. Deze vaststelling valt echter te betreuren gelet op de doelstellingen van de hervorming, een modern en aantrekkelijk vennootschapsrecht.

Voordelen online oprichtingsproces

Een online oprichtingsproces leidt onder meer tot minder papierwerk, minder oprichtingskosten en een sneller verloop van de procedure. Laat dit nu net zijn wat ondernemers weet te bekoren. Daarnaast is het ook veel eenvoudiger voor buitenlandse ondernemers om een vennootschap op te richten indien dit mogelijk is op afstand, via een digitale procedure. Zo hoeft men zich namelijk niet te verplaatsen naar het land van oprichting.

Het verband tussen een digitaal oprichtingsproces en de keuze van het land van oprichting door ondernemers werd reeds meermaals vastgesteld.

Een ontdekkingsreis rond de wereld

Meerdere landen erkennen reeds het belang van een digitaal oprichtingsproces en maakten hiervan, in tegenstelling tot de Belgische wetgever, werk van. Dit door bijvoorbeeld in te zetten op een vereenvoudiging van de procedure en een drukking van de kosten. Uit mijn vergelijkende studie blijkt dat Denemarken, Estland en Frankrijk reeds een online oprichtingsprocedure kennen.

Zo kan je in 20 minuten een Estse vennootschap oprichten. Dit staat in contrast met de oprichtingsduur van een Belgische vennootschap, wat soms een aantal maanden kan duren. In Hongkong is het zelfs mogelijk om een vennootschap op te richten louter via een smartphone.

Elk voordeel heeft zijn nadeel

Naast de vele voordelen zijn er ook nadelen verbonden aan een digitaal oprichtingsproces. Deze worden grondig besproken in mijn scriptie en in gedachten gehouden tijdens het aanbrengen van voorstellen.

De grootste valkuil bij het mogelijk maken om een vennootschap op afstand op te richten, is het gebruik ervan als witwasinstrument. Het is namelijk een uitdaging om de identiteit en de bedoelingen van de oprichter te controleren wanneer hij/zij niet in persoon hoeft te verschijnen voor een notaris. Wie er aan ‘de andere kant van het scherm’ zit, is niet vanzelfsprekend te achterhalen en controleren.

We zijn er bijna, maar nog niet helemaal

Er werden reeds een aantal lovenswaardige initiatieven opgestart in het kader van een digitaal oprichtingsproces. Dankzij de e-griffie kunnen particulieren zelf vennootschappen, waarvoor een onderhandse oprichtingsakte volstaat, oprichten. Deze akte kan, in tegenstelling tot de authentieke, opgesteld worden door eenieder en elektronisch geregistreerd worden bij de e-griffie.

De meest voorkomende vennootschapsvormen, de NV en BVBA, vereisen echter een authentieke oprichtingsakte. Om de tijd die het opstellen van deze aktes inneemt te drukken, werd de website ‘StartMyBusiness.be’ ontwikkeld. Hierdoor kunnen oprichters op voorhand bepaalde informatie online doorgeven aan de notaris. Een afspraak op het notariaat blijft echter noodzakelijk. Het ‘e-Depot’ zorgt er vervolgens voor dat de notaris de oprichtingsakte, eens deze werd opgesteld, elektronisch kan registreren.

Daarnaast bestaan er in België verschillende middelen om op een veilige en zekere manier de identiteit van een persoon die zich online wenst te identificeren, te controleren. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van het e-ID en kaartlezer of de applicatie ‘It’sme’.

Gelet op het huidig oprichtingsproces, de bestaande initiatieven en het vergelijkend onderzoek ben ik tot de algemene conclusie gekomen dat het Belgisch vennootschapsrecht gebaat zou zijn met een digitaal oprichtingsproces voor elke Belgische vennootschap. Zonder hierbij de notaris uit het proces te sluiten. Dit kan, kort samengevat, gerealiseerd worden door het invoeren van modelstatuten, welke de oprichters elektronisch kunnen invullen. Dit kan gecombineerd worden met technieken ter identificatie van personen op afstand. Daarnaast kan de notaris tevens ingeschakeld blijven als controlepost. Al zal het in dat geval gaan om een controle achteraf, in plaats van voorafgaand aan de oprichting.

Tot slot dient er opgemerkt te worden dat de Europese Unie vandaag werkt aan een Richtlijn betreffende het gebruik van digitale tools en processen in het vennootschapsrecht. Deze richtlijn betreft onder meer de digitalisatie van het oprichtingsproces van vennootschappen. Wanneer de richtlijn in werking treedt, zal de Belgische wetgever het vennootschapsrecht hoe dan ook moeten wijzigen, waardoor ook ons oprichtingsproces elektronisch moet kunnen verlopen.