Vergaderen: een moordenaar op kousenvoeten

Vergaderen: een moordenaar op kousenvoeten

Iedereen kent ze wel: de vergaderingen die worden gehouden in gesloten, weinig inspirerende ruimtes en regelmatig, misschien op wat frustraties of een deugddoend dutje na, geen resultaat opleveren. Vaak lijken vergaderingen hun eigenlijke doel, namelijk het samenkomen ter bespreking van gemeenschappelijke zaken, voorbij te schieten. Dit ondanks het feit dat in onze, door kennis, flexibiliteit en globalisering gekenmerkte (digitale) wereld, vergaderen net meer beschouwd zou moeten worden als het middel bij uitstek om mensen te stimuleren om van waar dan ook met elkaar te communiceren. Dit met een verhoogde betrokkenheid tot gevolg die een positief effect op de creativiteit, de efficiëntie en de tevredenheid van elke deelnemer impliceert.

Spijtig genoeg is de realiteit niet minder rooskleurig en blijken vergaderingen zowel voor organisatie als medewerker in veel gevallen totaal niet zo gezond, efficiënt of rendabel te zijn. Deze bachelorproef gaat op zoek naar oplossingen hiervoor en dit via het herbekijken of heruitvinden van de vergaderlocatie en haar fysieke eigenschappen. De vergadercultuur binnen Honda Motor Europe Logistics NV in Gent wordt hierbij gebruikt als praktijkcase.

De nieuwe sigaret

Uiteraard is de verhoogde frustratie omwille van een inefficiënte vergadercultuur niet de enige oorzaak voor deze problematiek. Ook de huidige fysieke vergadersituatie, die in onze contreien nog zeer gangbaar is, draagt hiertoe bij. Nog steeds werken we vooral gezeten en dit is evenzeer het geval voor onze vergadergewoontes. Dit doorgedreven gezeten of sedentaire gedrag, dat ook buiten de werktijd (we rijden met de wagen, zitten om te eten of televisie te kijken) verder wordt gezet, is een potentiële basis voor vele fysieke en psychische problemen. Meerdere onderzoeken en studies wezen reeds op de rechtstreekse positieve relatie tussen de mate van sedentarisme en het risicopercentage voor bijvoorbeeld hartaandoeningen, overgewicht, verschillende vormen van kanker en niet te vergeten spier- en gewrichtspijnen. Een tekort aan lichamelijke activiteit kan al snel zorgen voor 10% meer kans op borst- of maagkanker. Daarnaast vertaalt het gebrek aan bewegen zich vaak in al dan niet rechtstreekse psychische aandoeningen zoals depressie, stress, concentratiestoornissen of een negatief zelfbeeld als gevolg van bijvoorbeeld obesitas. Vergeten we als laatste ook niet de eventuele gerelateerde economische of sociale gevolgen in geval van bijvoorbeeld langdurige afwezigheid.

Meer en meer blijkt dat roken in het sedentarisme een waardige opvolger heeft gevonden. Zitten zou zelfs zonder moeite het nieuwe roken genoemd kunnen worden, iets wat menig auteur of wetenschapper al reeds doet. Net zoals bij het roken vele jaren geleden wordt er nu langdurig gezeten zonder enig besef te hebben van de mogelijke gevolgen.

Een nieuwe wind

Het is duidelijk dat het anders moet en kan. Uiteraard is er ondertussen de grote aandacht vanuit de media voor het bewegen in het algemeen maar specifiek wat betreft vergaderen zijn er eveneens mogelijkheden ter verbetering. Trends zoals staand, wandelend of buiten vergaderen, volgens verschillende bronnen en wetenschappelijke onderzoeken zonder twijfel gezonder, stimulerender, efficiënter en rendabeler dan onze traditionele manier van vergaderen, sijpelen langzamerhand binnen in onze bedrijfswereld. Ook aan de saaie vergaderruimtes kan wat gedaan worden en hier hebben eveneens verschillende opties reeds hun voordeel bewezen. Denken we hierbij aan het gebruik van leuke kleuren, ander meubilair, de introductie van groen of meer extravagante ideeën zoals een tapijt van vals gras of een ballenbad.



Succes of niet?

Het uiteindelijke doel van bovenstaande oplossingen is het breken met de bestaande vergadercultuur en de vooroordelen in het algemeen die rond vergaderen bestaan. Dit door te komen tot een optimale vergaderbeleving voor de verschillende types van vergaderen. Om van een succesvolle ommezwaai te spreken is het belangrijk steeds gepland en doordacht te werk te gaan en dit zonder het bedrijf en haar medewerkers, ons zogenaamde draagvlak, uit het oog te verliezen. Het zijn namelijk de medewerkers die open moeten staan voor deze veranderingen. Wederzijdse communicatie, respect en tijd zijn dan ook absolute voorwaarden om elke mogelijke vorm van weerstand te minimaliseren en het draagvlak voor onze vernieuwingen zo groot mogelijk te maken. Enkel zo bekomen we een verbeterde vergaderbeleving die niet alleen voor de medewerkers zelf een betere en gezondere werksituatie betekent; het heeft uiteindelijk een positieve impact op het imago, de financiën en de organisatie van het bedrijf.

En in de praktijk?

De praktijkcase bevestigde het wetenschappelijke gedeelte van deze bachelorproef. Via een enquête werd duidelijk dat ook binnen de muren van HMEL of Honda Motor Europe Logistics NV een bepaalde vorm van vergaderleed bestond en er nood was aan een nieuwe wind die zich vooral zou focussen op de vergaderregels- en praktijken en het opfrissen van de eerder verouderde bestaande vergaderinfrastructuur. De ambitie om vooral vernieuwend te gaan werken door de mogelijkheden van wandelend vergaderen te bekijken, bleek echter, aan de hand van de enquête en verdere gesprekken met het management, iets te innoverend te zijn voor dit Gentse bedrijf en haar populatie. Dit betekent uiteraard niet dat hier sprake is van een mislukte onderneming, integendeel zelfs. Door een planmatige aanpak, doorgedreven communicatie en door rekening te houden met het draagvlak, slaagde men erin om de algemene vergaderkost te drukken en de vergaderbeleving drastisch ter verbeteren (een tweede enquête wees ondertussen uit dat het merendeel van de respondenten zich positief uitte over de opgefriste ruimtes waarbij vooral het groen heel veel succes oogstte).

Het spreekt voor zich dat dergelijke implementaties enkel de eerste stappen betekenen van een zoektocht naar een betere werkomgeving met de nodige aandacht voor de vergadercultuur en -beleving. Ook binnen Honda is dit het geval. Naast de nodige nazorg en het plan om de ruimtes regelmatig te actualiseren, wordt het team ondertussen betrokken bij de verdere vernieuwing van soortgelijke lokalen en zijn er ook plannen om de wandelpiste rond het sportterrein van het bedrijf open te stellen voor wandelend of buiten vergaderen Dit uiteraard met de nodige overwegingen met betrekking tot onder andere veiligheid. Als laatste is er, na de vraag naar eenzelfde aanpak voor de afdeling in Zellik, ook interesse vanuit een dochteronderneming in Aalst of zelfs Genève.

Serge Ribas