Administratieve organisatie en archiefbewustzijn in de abdij en het hospitaal van de Bijloke te Gent in de late middeleeuwen

Administratieve organisatie en archiefbewustzijn in de abdij en het hospitaal van de Bijloke te Gent in de late middeleeuwen (einde dertiende - veertiende eeuw). Een studie van het archivalisch geheugen aan de hand van cartularia en originele oorkonden.

Er werd reeds lang aangetoond dat er in de middeleeuwen archieven bestonden met een bepaalde klassering, i.e. een hergroepering van documenten op basis van de inhoud, typologie of materiële kenmerken van documenten. Om het archiefbewustzijn en de administratieve organisatie in de middeleeuwen te onderzoeken, moeten we een uitgebreid bronnencorpus kunnen raadplegen, dat bestaat uit originelen die getuigen van het bestaan van zulke archieven. De uitstekende staat van bewaring van het laatmiddeleeuws archief van de abdij en het hospitaal van de Bijloke te Gent maakt dit archief tot een dankbaar onderwerp voor studie: er werden onder andere twee identieke cartularia uit het begin van de veertiende eeuw overgeleverd, die afschriften van oorkonden tussen het jaar 1204 en 1301 bevatten, en 396 documenten uit de periode 1164-1350. Deze bronnen zijn de aangewezen instrumenten om het archiefbeheer in een instelling te bestuderen: cartularia vereenvoudigden het consulteren van originelen uit een archief en de archivalische dorsalen die op de originele oorkonden werden opgetekend, lieten eveneens sporen na van een vroegere archiefklassering. Deze twee toegangssleutels tot het archief van de Bijloke werden in deze masterscriptie dan ook bestudeerd vanuit de paleografie, codicologie en diplomatiek. Omdat de twee cartularia vooralsnog onuitgegeven bronnen zijn en evenmin integraal bestudeerd werden, is dit onderzoek zeker en vast origineel.

Er werd ontdekt dat in het begin van de veertiende eeuw een cartularium opgesteld werd naar aanleiding van de vele eigendomsaanspraken op het domein van de Bijloke gedurende de dertiende en veertiende eeuw. Het opschriftstellen van oorkonden waarin bepaalde eigendomstransacties of rechten met betrekking tot de inkomsten of eigendommen van de Bijloke vastgelegd werden, was wellicht een symbolische daad van verzet. Een cartularium, als verzameling van zulke oorkonden, fungeerde in dit kader als legitimering van het bezit. Deze functie van het cartularium werd ook weerspiegeld in de interne ordening ervan: de oorkonden werden topografisch gerangschikt volgens de belangrijkste plaatsen waar de Bijloke eigendommen of inkomsten had.

Desalniettemin is het uitzonderlijk dat er in één abdij twee cartularia met identieke inhoud werden vervaardigd. Hoewel verder onderzoek vereist is om een sluitend antwoord op deze vraag te kunnen geven, worden in de masterscriptie enkele mogelijke denkpistes aangehaald. De voorlopig meest plausibele hypothese lijkt de inmenging van het Gentse stadsbestuur in de interne administratie van de Bijloke te zijn. Er werd immers aangetoond dat van de familie Utenhove, die een belangrijke rol speelde in de geschiedenis van de Bijloke, enkele leden zetelden in de Gentse schepenbank, waardoor de Bijloke bepaalde privileges van de stad kon verkrijgen. Bovendien nam de schepenbank het voogdijschap van het hospitaal op zich in de eerste helft van de dertiende eeuw. Frappant zijn vooral de uiterlijke gelijkenissen tussen de cartularia van de Bijloke en twee Gentse stadscartularia uit de vijftiende eeuw, wat mogelijk wijst op een band tussen de cartularia van het Gentse stadsbestuur en die van de Bijloke. Het lijkt dan ook waarschijnlijk dat één cartularium een tijdlang door het Gentse stadsbestuur bewaard werd. Vermoed wordt dat van beide cartularia het kleinere exemplaar, Rooden Boeck II, in de Bijloke bewaard werd, aangezien deze codex meer indicaties bevat dat het als gebruiksvoorwerp fungeerde. Daarenboven lijkt dit cartularium als voorbeeld te hebben gediend voor het grotere exemplaar, Rooden Boeck I. Dit cartularium werd volledig door één scribent geschreven - in tegenstelling tot het kleinere cartularium dat in een samenwerkingsverband tot stand kwam - en oogt verzorgder dan het kleinere exemplaar.

Welke selectiecriteria uitgevoerd werden binnen het archief van de Bijloke alvorens men het cartulariseren aanvatte, is enigszins onduidelijk. Aangezien enkele belangrijke oorkonden met betrekking tot domeinbeheer niet werden overgenomen en documenten overgeleverd werden waarvan de samenstelling en handen van de dorsale notities afwijkend zijn ten opzichte van die op de oorkonden die werden getranscribeerd, wordt vermoed dat het archief in de veertiende minder uitgebreid was dan nu het geval is. Binnen de geselecteerde oorkonden zijn de selectiecriteria wel duidelijk: zo werden volkstalige documenten werden hoogstens vernoemd in de cartularia, maar nooit volledig overgeschreven. Bovendien is er sprake van dossiervorming: één rubrieknummer uit de cartularia kon op verschillende originele oorkonden geschreven worden die allemaal betrekking hebben op één onderwerp. In dat geval werd de oorkonde overgeschreven die het meest belangrijk was voor de Bijloke, meestal de oorkonde uitgevaardigd door de hoogste gezagsdrager.

In de masterscriptie wordt ten slotte aangetoond dat één iemand verantwoordelijk was voor de archivalische dorsalen en voor het meeschrijven aan het kleinere cartularium. Naast dit handschrift komen er echter nog andere handschriften voor in de dorsale notities op de originele oorkonden. Alleszins staat het vast dat in de Bijloke cartulariseren en archiveren hand in hand gingen. Bij het cartulariseren werden namelijk keuzes gemaakt over welke oorkonden getranscribeerd dienden te worden en welke niet, wat eveneens weerspiegeld werd in de archivering: de oorkonden die overgeschreven werden in de cartularia dragen immers eenzelfde soort dorsale notities. De vele eigendomsaanspraken op de bezittingen van de Bijloke vanaf de dertiende eeuw deden de behoefte ontstaan om een cartularium te laten vervaardigen voor deze gemeenschap. Traumatische gebeurtenissen als deze veroorzaakten immers vaak een heropleving van het bewustzijn van de waarde van een archief, omdat de oorkondeschat, net als andere relieken of schatten, de identiteit van de gemeenschap versterkte. Archiveren en cartulariseren, beschouwd als het toegankelijker maken van de oorkondeschat, kunnen dan ook gezien worden als een onderdeel van de identiteitsvorming en de vorming van een archivalisch geheugen in de abdij en het hospitaal van de Bijloke te Gent.