Procesarchitecturen: de sleutel tot bedrijfssucces

Procesarchitecturen: de sleutel tot bedrijfssucces

Economische evoluties, hoe overleef je ze?

Bedrijven hebben het tegenwoordig steeds moeilijker om te kunnen blijven concurreren in de hedendaagse economie. Dit omwille van een aantal factoren: technologische evolutie, stijgende arbeidskosten en een continue wijzigend economisch klimaat. Om te overleven is het vereist op eender welk moment een overzicht op en een inzicht in je bedrijf te hebben. Bedrijfsprocessen en –structuren vormen hiertoe de sleutel.

Uiterlijke schijn bedriegt

Stel, je koopt een tweedehandswagen. Zelfs als hij er vanbuiten nog geweldig uitziet, weinig kilometers heeft en aan een mooie prijs verkocht wordt, kunnen er toch heel wat mankementen zijn die je niet ziet: een lek in een leiding, een roestige bodemplaat, een band die snel lost, etc. Enkel wanneer je zowel een uitwendig als inwendig overzicht op de wagen hebt, kan je een gegronde beslissing nemen.

Hetzelfde geldt voor bedrijven. Enkel wanneer zij een overzicht hebben op al hun onderdelen –processen- kunnen ze snel inspelen op fouten, problemen of externe effecten. Indien bijvoorbeeld de vrachtwagen van een logistiek bedrijf in panne valt, is het handig om volgende zaken te weten: wat vervoert de vrachtwagen, wat is de bestemming van de vrachtwagen, welke klant dienen we van de vertraging op de hoogte te stellen, enzovoort.

De blueprint van een bedrijf

Doel van onze scriptie is bedrijven te helpen een dergelijk overzicht te bekomen. Gebaseerd op een onderzoek naar de bekendste en meest gebruikte raamwerken, werd een eigen raamwerk ontwikkeld. Hierbij werd de vergelijking met een architectuur getrokken.

Zo begint een bouwfirma bij de constructie van een gebouw eerst met de funderingen. Waar moeten leidingen, elektriciteitskabels en sanitaire voorzieningen geplaatst worden? Daarna wordt overgestapt naar de installatie van het skelet van het gebouw: waar moeten steunmuren, pilaren en dergelijke geplaatst worden? Tot slot wordt er gemetst en wordt het gebouw afgewerkt.

Wanneer deze analogie op bedrijven toegepast wordt, slaan de funderingen op het modelleren van processen. Welke activiteiten voert het bedrijf uit, welke input en output gaan met deze activiteiten gepaard en wie voert ze uit? Daarna worden de relaties tussen deze processen samengevat: welk effect heeft een fout in het ene proces op andere processen? Is de output van één proces de input voor een ander proces? Als laatste worden gelijkaardige processen samengevoegd in een overkoepelende bedrijfsafdeling, bijvoorbeeld ‘productie’. Zo krijgt men een beeld op de structuur binnen bedrijfsprocessen.

De PAT: een handleiding voor procesarchitecturen

Het door ons gebouwde raamwerk werd de ‘Process Architecture Triangle’ genoemd. De driehoek illustreert volgende zaken: op het onderste niveau worden alle bedrijfsprocessen, en dat kunnen er heel wat zijn, aan de hand van een modeleertaal in kaart gebracht. Op het tweede niveau worden de relaties tussen deze processen getoond. Deze zijn al kleiner in aantal. Ten slotte wordt op het hoogste niveau de structurele indeling van de processen getoond. Zo kunnen alle processen van een bedrijf bijvoorbeeld gestructureerd worden in volgende afdelingen: aankoop, productie, verkoop, marketing en boekhouding.

Vóór we deze driehoek samenstelden, werd eerst een grondig onderzoek naar bestaande raamwerken uitgevoerd. Daaruit kozen we een tiental meest gebruikte, om die vervolgens individueel, alsook in vergelijking met elkaar, te analyseren. Zo werden de voor- en nadelen, de toepasbaarheid en volledigheid ervan besproken. Op basis van dit onderzoek, vulden we elk niveau van de driehoek in met die raamwerken en dit zodanig dat de nadelen van het ene raamwerk gecompenseerd werden door de voordelen van het andere raamwerk.

De rode draad doorheen alle niveaus van de Process Architecture Triangle is het Process Classification Framework. Dit is een lijst van alle processen waaruit een bedrijf kan bestaan.

Op het hoogste niveau van de driehoek worden macroprocessen gebruikt. Dit zijn 4 categorieën van processen die op hun beurt uit processen kunnen bestaan.

Voor het niveau daaronder raden wij aan zowel de verdere indeling van die macroprocessen, alsook het SCOR raamwerk te gebruiken. Elk macroproces wordt verder ingedeeld in drie subcategorieën van processen. Daarnaast is het SCOR raamwerk specifiek toepasbaar op bedrijven uit de supply chain sector, met andere woorden de distributie sector.  Uit dit raamwerk wordt vooral de identificatie van proceselementen, best practices en ondersteunende systemen of tools aangeraden. Deze zaken zijn eigenlijk al redelijk specifiek en gedetailleerd. Zo vormt het SCOR raamwerk de overgang tot het laagste niveau. Als toevoeging op de identificatie van de hierboven vernoemde zaken,  worden op dit niveau ook de in- en output van processen geïdentificeerd. In combinatie hiermee wordt best het Process Framing Diagram gebruikt. De kern daarvan ligt in de identificatie van triggering events. Met andere woorden, waardoor wordt een proces in gang gezet?

“Complexity is for amateurs, simplicity is for experts.” (Sharp, 2009)

Met de Process Architecture Triangle hebben we getracht het voor bedrijven eenvoudiger te maken hun processen te identificeren, alsook de relaties ertussen. Door de visuele voorstelling van de driehoek, moet de structuur van de processen en de verschillende niveaus waarin ze zich situeren  duidelijk worden. Bovendien probeerden we de efficiëntie van de driehoek te verduidelijken door de toepassing ervan op een organisatie in een case studie.

We hopen bedrijven hierbij voortaan in staat te stellen de vragen omtrent de vrachtwagen in panne meteen te kunnen beantwoorden, alsook een oplossing voor allerhande andere problemen die zich kunnen voordoen. Zoals Sharp (2009) meent, leidt een eenvoudig en efficiënt overzicht op bedrijfsprocessen en hun onderlinge relaties tot expertise, één van de sleutels tot concurrentiekracht in het hedendaags economisch klimaat.