De optimalisering van het evaluatiebeleid en het daaruit voortvloeiend hulp- en dienstverleningsplan

De optimalisering van het evaluatiebeleid en het daaruit voortvloeiend hulp- en dienstverleningsplan
 
 
Evaluatie en een optimale begeleiding zijn twee belangrijke elementen in mijn afstudeerproject. Deze zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Iedereen wil een optimale begeleiding, maar hoe brengen we die tot stand?
In Beschutte Werkplaats Revam wordt er gestreefd naar een adequate en zorgvuldige begeleiding van de werknemers. Deze begeleiding komt tot stand via het werkbegeleidingsplan en is gekoppeld aan het functionerings- en evaluatiegesprek.
 
‘Het opstellen van het werkbegeleidingsplan’ is procedure 4.6.2 uit het kwaliteitshandboek. Bij het doornemen van deze procedure kreeg ik echter een wrang gevoel. Hieronder geef ik in grote lijnen de elementen weer die niet vlot verliepen en hoe ik geprobeerd heb om deze te verbeteren.
 
Bij Revam waren er vooreerst verschillende benamingen voor het werkbegeleidingsplan, zoals ‘het persoonlijk ontwikkelplan’, ‘het hulp- en dienstverleningsplan’ en ‘het werkbegeleidingsplan’. De uniformiteit kwam hierdoor in het gedrang.
 
Daarom heb ik ervoor gekozen het plan de naam ‘het hulp- en dienstverleningsplan’ te geven. Wanneer er eenduidigheid is over wat het plan precies omvat, zal het voor iedereen doorzichtiger worden.
 
Ten tweede werd er een nieuw werkbegeleidingsplan opgesteld na iedere evaluatie. Een nieuwe werknemer werd geëvalueerd na twee weken, drie maanden en een jaar dienst. Daarna werd er met elke werknemer een jaarlijks evaluatiegesprek gevoerd. Deze drie eerstgenoemde evaluatie-momenten waren gebaseerd op drie verschillende evaluatieformulieren.
 
Die werkwijze heb ik aangepast. Bij nieuwe werknemers vindt er nu een evaluatie plaats na één maand tewerkstelling in tegenstelling tot vroeger, waar de evaluatie na twee weken doorging. Op die manier zal het beeld over de werknemer correcter en vollediger zijn. De evaluatietijdstippen na drie maanden en een jaar dienst blijven ongewijzigd. Ik heb ook de verschillende evaluatieformulieren tot één document herleid, dat Revam kan gebruiken bij elk evaluatiegesprek.
 
Ten derde zijn de criteria waarop de werknemers beoordeeld werden, willekeurig gekozen. Deze zijn bij het ene evaluatieformulier uitgebreider dan bij het andere.
 
Deze werkwijze bracht zowel bij de monitoren, de doelgroepmedewerkers en de verantwoordelijke van de sociale dienst verwarring teweeg. Ik heb er dan ook voor gekozen om bij de nieuwe documenten steeds dezelfde criteria te beoordelen. Zo kan de opvolging van de doelgroepwerknemers consequenter gebeuren. Deze criteria zijn gekozen in overleg met alle betrokken partijen.
 
Ten vierde werden de evaluatiegesprekken eenzijdig gevoerd, hoewel Revam daar niet bewust voor gekozen heeft. De werknemers hebben weinig inspraak in deze gesprekken. Zij zijn niet voorbereid op het gesprek, waardoor ze vaak overdonderd worden en niet weten wat te zeggen. Dit heeft tot gevolg dat de meeste werknemers hun mening en gevoelens niet kunnen uiten.
 
Ik heb een evaluatieformulier voor de werknemers ontworpen, waardoor zij veel meer inspraak in het evaluatiegesprek hebben dan ervoor. Het evaluatieformulier is ontwikkeld voor personen die kunnen lezen, maar moeilijk kunnen schrijven. Het document is met andere woorden op maat van de doelgroepmedewerker gemaakt. Uiteindelijk is het de bedoeling dat er ook documenten ontworpen worden voor personen die noch kunnen lezen, noch kunnen schrijven alsook voor personen die heel vlot over deze vaardigheden beschikken. Het resultaat van het eerste evaluatieformulier voor doelgroep-medewerkers bleek een succes te zijn.
 
Ten vijfde worden de werkpunten die voortvloeien uit het evaluatiegesprek en de manier waarop de werknemers er rekening mee dienen te houden, beschreven in het werkbegeleidingsplan. Dit laatste gebeurt niet concreet, waardoor de doelgroepmedewerkers vaak niet weten hoe zij aan hun werkpunten moeten werken. Deze plannen omvatten onder andere ook de klachten, de verwachtingen, de sociale situatie en de beperking.
 
Voor dit probleem heb ik nieuwe documenten ontworpen die de doelgroep-medewerkers helpen om concreet aan de slag te gaan met hun werkpunten. De uitwerking ervan wordt opgesteld samen met de betrokken werknemer. De doelgroepmedewerker krijgt een kopie van dit formulier.
 
Als laatste vloeien de werkbegeleidingsplannen niet uit elkaar voort, maar zijn het op zichzelf bestaande plannen die niet op mekaar aansluiten. Aangezien de plannen niet op elkaar zijn afgestemd, is het moeilijk de evolutie, de ontwikkeling en de werkpunten van de doelgroepmedewerkers goed op te volgen en te begeleiden. Eveneens had dit plan weinig oog voor de toekomst en de sterke punten van de werknemers van Revam.
 
Het nieuwe document zou de basis moeten vormen voor de verschillende opeenvolgende evaluatiemomenten. Daardoor sluit de conclusie uit een vorige evaluatie meer aan op die van een volgend gesprek. De werkpunten zullen dus opgevolgd en concreet beschreven kunnen worden. Zo hebben de doelgroepmedewerkers concrete handvatten waarmee ze aan de slag kunnen gaan. In tegenstelling tot vroeger wordt het hulp- en dienstverleningsplan niet meer volledig ingevuld in het bijzijn van de monitoren. Dit komt omdat er vertrouwelijke elementen aan bod komen, bv. beperking, sociale situatie, … In het nieuwe plan is er naast de zwakke punten van de doelgroepmedewerkers ook aandacht voor hun sterke punten. Hun werkingspunten worden concreet neergeschreven. Het is belangrijk dat de werknemers zicht krijgen op hun sterktes en zwaktes. Door dit plan kan men de doelgroepmedewerkers versterken, zowel op persoonlijk als op werkniveau. Men kijkt vooral naar de toekomst en de mogelijkheden van de werknemers.
 
De hoofddoelstelling van mijn afstudeerproject, namelijk een aanzet geven tot de optimalisatie van procedure 4.6.2, is in mijn ogen gelukt. De documenten zijn steeds ontworpen met het oog op zowel de doelgroepmedewerker als Beschutte Werkplaats Revam. De doelgroepmedewerkers kregen meer inspraak, keuzevrijheid en zeggenschap. Ik heb getracht om de documenten op een zodanige manier te verbeteren en te ontwerpen, zodat ze handig in het gebruik zijn. Aangezien ik een aanzet heb gegeven tot de optimalisatie, heb ik gedurende mijn eindwerk tips meegegeven naar de verdere uitwerking van deze procedure. Ik maak ook enkel kritische opmerkingen ten aanzien van de door mij veranderde procedure.
Ik ben me bewust van de grote verantwoordelijkheid die ik op mijn schouders heb genomen. Het eindresultaat dat tot stand gekomen is, zal een invloed hebben op zowel de doelgroepmedewerkers, de begeleiding, de sociale dienst als de organisatie. Zij waren gedurende mijn afstudeerproject betrokken, waardoor het eindresultaat meer gedragen zal worden. Ik ben er dan ook van overtuigd dat als de betrokken actoren bereid zijn om de nodige investeringen te doen, de nieuwe invulling van procedure 4.6.2 alvast een meerwaarde voor het evaluatiebeleid binnen Beschutte Werkplaats Revam kan betekenen.