Implementatie van een data- en informatiesysteem
Innovatief informatiesysteem helpt werking zorgcentrum te verbeteren
Een begeleidingscentrum met hopen ervaring en kennis in zijn sector, de sociale zorgsector, moet tegenwoordig ook over de nodige technische informatie beschikken om zijn centrum uit te baten en aan alle noden van de cliënten te voldoen. De informatie wordt bijgehouden op een vernieuwende en efficiëntere manier door middel van een SharePoint-achtige omgeving ontwikkelt door een student als stage- en eindwerkopdracht
Begeleidingscentra met hopen expertise in de sociale sector horen zich vandaag te houden aan diverse reglementering. Deze beschrijven de noden en verplichtingen waaraan de uitrusting van het centrum moet voldoen. Om op een zo correct mogelijke manier te beantwoorden aan deze vereisten, houdt Spermalie vzw de regels zo zorgvuldig mogelijk bij. Samen met de nodige producthandleidingen en uitgeschreven preventiemaatregelen, zorgt dit voor een enorme hoeveelheid informatie die door de technische onderhoudsdienst moet worden bijgehouden.
Tot op vandaag werd deze informatie verspreid over de verschillende vestigingen en in diverse vormen en formaten bijgehouden. Deze decentralisatie van de documentatie, samen met het feit dat deze meestal zelfs enkel in papieren versie beschikbaar was, zorgde ervoor dat deze steeds moeilijker raadpleegbaar werd. De informatie was niet voor iedere gebruiker toegankelijk en raakte steeds meer onvindbaar door een gebrek aan structuur.
Het ontwikkelen van een systeem om al deze informatie te centraliseren en gemakkelijk doorzoekbaar te maken was het doel voor een stage- en eindwerkopdracht, uitgevoerd door een student van de KHBO. Het systeem werd geïmplementeerd naar de noden van de gebruikers waardoor het zo gebruiksvriendelijk mogelijk kon gemaakt worden.
Het gebruik van de eindgebruikers als basis voor de noden zorgde ervoor dat een systeem werd ontwikkeld dat van de gebruikers geen enkele technische IT-kennis vraagt. Deze voorwaarde leidt tot een zeer efficiënte toepassing in de organisatie en kan er voor zorgen dat de werking bevoordeeld wordt. Dit impliceert onrechtstreeks in een betere en meer doorgedreven werking van het volledige zorgcentrum en een beter welzijn van de cliënten.
Het systeem dat werd gebruikt als testcase om het probleem op te lossen heet SharePoint. Deze omgeving was jammer genoeg niet erg goedkoop en bood een complexe instellingenmodus aan die niet volledig kon voldoen aan de noden. Toch was dit systeem een goede omgeving om een idee in een mogelijke oplossing om te zetten.
Het idee, samen met het uiteindelijke resultaat van de testcase, heeft als eyeopener gewerkt voor de organisatie waardoor deze op dit moment experimenteert met de goedkopere oplossingen. De geteste mogelijkheden uit SharePoint kunnen op deze manier verder ontwikkeld worden zodat de organisatie een innovatief systeem verkrijgt dat bijdraagt tot een betere begeleiding en een beter welzijn van personen met een auditieve of visuele beperking.
