Hoe stelt men binnen de juiste omgeving een zo succesvol mogelijk team samen? Praktijkonderzoek binnen VOLVO Cars Gent.
De actuele trend, die we bij ondernemingen waarnemen, is een vervlakking van de organisatiestructuur. Hierdoor wint het gebruik van teams meer en meer aan belang. Er wordt bvb. gebruik gemaakt van managementteams in plaats van al de macht te laten in de handen van een enkele persoon. In deze scriptie wordt er nagegaan wanneer men een team kan gebruiken en hoe het succesvol kan zijn.
Of een team succesvol is, hangt af van verschillende factoren en in het bijzonder van hun samenstelling. Ook al zijn teams samengesteld uit de meest intelligente mensen van de onderneming, toch kan het zijn dat deze teams niets bereiken en dat ze het soms zelfs slechter doen dan teams die bestaan uit minder intelligente mensen.
Maar voor men begint met de samenstelling van het team, zijn er een aantal factoren waarmee men moet rekening houden:
staat de cultuur, die heerst binnen het land van de organisatie, wel open voor teams? Ook al lopen de visies over teamwerk in dezelfde richting, toch kan men niet binnen alle culturen verwachten dat mensen vrijwillig een team willen vormen om de organisatie te helpen verbeteren;
of de organisatie een profit- of non-profitorganisatie is speelt weinig rol. Het is wel zo dat men in de non-profitsector minder ver is in het gebruiken van teams, maar dit zou moeten in dezelfde richting evolueren, gezien veel sectoren hetzelfde beleid willen voeren als de profit-sector;
er moet bekeken worden of er meer dan een persoon nodig is om de taak uit te voeren, of er tijd is om een team op te richten, of de organisatiecultuur zich hier toe leent, of de taak zelf uitdagend genoeg is om een team op te richten, enz…;
een team kan zeer aangewezen zijn wanneer men problemen over verschillende afdelingen wil oplossen; men kan een grotere combinatie van visies, kennis en vaardigheden gebruiken om een probleem vanuit al zijn facetten te bekijken;
het team zal met een aantal problemen te kampen krijgen waar het mee zal moeten leren omgaan.
Teamwerk brengt ook voor- en nadelen met zich mee; er zal in elke situatie beslist worden of de voordelen genoeg opwegen tegen de nadelen om een team op te richten. Pas indien men er zeker van is dat een team op zijn plaats is binnen de organisatie voor het bepaalde takenpakket, kan er nagedacht worden over hoe men het team gaat samenstellen.
Er kan voor gekozen worden om een team willekeurig samen te stellen, volgens de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het probleem; of men kan streven naar de perfecte combinatie van functierollen en teamrollen. In ieder geval zullen de leden eerst moeten geselecteerd worden die binnen de functie passen en die liefst ook voeling hebben met teamwerk en sociale vaardigheden.
Om leden te selecteren bestaan er verschillende methodes: assessment centers, selectiegesprekken, psychologische tests, de ‘LIFO-methode’ en het ‘Interplace systeem’. Wat er gebruikt wordt, hangt af van wat men er aan wil uitgeven en hoeveel tijd men in het kiezen van het team wil steken. Het is alleszins een must om op voorhand te weten wat men zoekt, wat de kenmerken zijn van wat men zoekt en met hoeveel teamleden het team effectief en efficiënt zal kunnen functioneren.
Welke methode er ook gekozen wordt, het team zal een aantal stadia moeten doorlopen voor het een hecht team vormt. De teamleden moeten elkaar leren kennen, normen vastleggen die binnen de groep zullen heersen, afspraken maken, rollen verdelen,…. Wanneer de structuur voor iedereen vastligt en de afspraken gemaakt zijn, kan men spreken van een echt team. Het is van groot belang dat men voldoende tijd neemt voor de opstartfase, zodat de rest van het groeiproces vlotter kan verlopen.
Om het team nu te ontwikkelen, te versterken, kan men gebruik maken van teamvorming en teambuilding. Teamvorming gebeurt binnen het team zelf; problemen worden samen aangepakt en het team wordt voortdurend onderhouden door samen na te gaan wat er kan verbeteren en door samen aan het team te werken. Teambuilding wordt geleid door een externe partij, die de situatie nagaat binnen het team en een programma op maat maakt om bepaalde problemen binnen het team aan te pakken. Een combinatie van teamvorming en teambuilding zou ideaal moeten zijn.
Van de begeleider of leider van het team wordt verwacht dat hij het team zal begeleiden om de teamdoelstellingen te verwezenlijken, en dat hij zal helpen bij het oplossen van problemen. Van een team wordt een zekere zelfstandigheid verwacht en het zou zijn kracht en nut verliezen wanneer de leider telkens beveelt wat het team moet doen.
Er bestaan tenslotte nog een aantal methodes om te evalueren hoe goed een team het doet. Dit kan uiteraard afgeleid worden uit de prestaties die het team levert. Maar om na te gaan of een team goed bezig is en dezelfde resultaten zal blijven behalen, is het noodzakelijk de werking van het team steeds te evalueren. Daarvoor bestaan heel wat methodes en vragenlijsten, waarvan er enkele terug te vinden zijn in deze scriptie.
Er bestaat dus geen eenduidig recept om teams te vormen. Net zoals alles in het management, hangt veel af van de omstandigheden waarin het team wordt geïntroduceerd. Een succesvol team samenstellen vergt dus alleszins meer dan enkel leden selecteren en samenzetten; een grondige analyse van de werkomstandigheden en een voortdurende opvolging van de werking van het team zijn vereist.
Ellen Brusselaers
Gent, 22-09-2005
