Arbeidstevredenheid en in-rol performantie in open kantoren. De rol van afleiding, gepercipieerde controle en extraversie.
Open kantoren: een mythe ontkracht
Beeld je in. Je bent op je werk. Je probeert je volledige aandacht toe te leggen op een belangrijke taak die af moet. Terwijl je je probeert te concentreren, wordt ergens een arsenaal aan pagina’s geprint. Vlak voor je zijn twee collega’s een babbeltje aan het slaan. Rechts van jou voert iemand een luidruchtig telefoongesprek. Een collega vraagt of je ook een glaasje water wilt. In open kantoren worden mensen voortdurend afgeleid. Zelfs iemand die passeert is een prikkel. Wat is de impact van de afleiding in open kantoren op de arbeidstevredenheid en prestaties van werknemers? Dat is de vraag die gesteld werd in een masterproefonderzoek naar de beleving van open kantoren.
Het open kantoor, niets dan voordelen?
Een open kantoor, of landschapskantoor, is een kantoor dat gekenmerkt wordt door de afwezigheid van binnenmuren. In open kantoren werken vaak een groot aantal werknemers dicht bij elkaar in dezelfde ruimte. Dit type kantoor is geïntroduceerd in de jaren zestig door een toenemende nood aan flexibiliteit. De invoering ervan wint de laatste jaren opnieuw aan populariteit in het kader van ‘Het Nieuwe Werken’. Een nieuwe vorm van, onder andere, tijd- en plaatsonafhankelijk werken waarvan open kantoren een van de kenmerkende eigenschappen is. Dit maakt open kantoren opnieuw hot. Open kantoren zouden organisaties toelaten om zich beter aan te passen aan veranderingen in organisatiegrootte en- structuur. Daarnaast laten open kantoren organisaties toe om te besparen op kantoorruimte en om kosten te verminderen. De afwezigheid van muren zou ook de interactie van werknemers stimuleren. Het open kantoor belooft ten slotte een sfeer van gelijkheid te creëren met gelijke werkomstandigheden voor alle werknemers.
… Of toch niet?
Niets dan voordelen op het eerste gezicht, maar open kantoren kunnen het welzijn en de prestaties van werknemers sterk beïnvloeden. Door de grote mate van openheid en toegankelijkheid wordt de frequentie van ongecontroleerde interacties verhoogd. Verder leidt de afwezigheid van muren en het grotere aantal werknemers in één ruimte tot een verhoogde blootstelling aan allerlei prikkels. Voorgaand onderzoek heeft al aangetoond dat werknemers in open kantoren klagen over de kantooromgeving, verlaagde privacy, achtergrondlawaai, bewegingen en ongewenste onderbrekingen. Daarnaast rapporteren werknemers een daling in arbeidstevredenheid en in prestaties. Verscheidene onderzoeken hebben dus al gewezen op de negatieve effecten van open kantoren. Deze onderzoeken dateren echter grotendeels uit de jaren negentig en onderzoek in België is schaars.
Prikkels negeren maakt moe
Om de negatieve effecten uit voorgaande studies te verklaren, kan er beroep gedaan worden op de information overload theory (Cohen, 1980)[i] en de cognitive theory of stress and coping (Lazarus & Folkman, 1984)[ii]. Deze theorieën stellen dat afleiding bestaat uit ongewenste of negatieve prikkels die mensen storen of irriteren. Deze ongewenste prikkels eisen veel van onze aandachtscapaciteit. Het aantal prikkels dat mensen tegelijkertijd kunnen verwerken is namelijk beperkt. Wanneer er te veel prikkels gelijktijdig aanwezig zijn, worden onze hersenen overspoeld door informatie. Als gevolg hiervan zullen we proberen bepaalde prikkels te negeren. Dit vergt echter veel energie en kan als dusdanig leiden tot cognitieve vermoeidheid. De cognitive theory of stress and coping voorspelt verder dat de afleiding door werknemers als stresserend ervaren wordt. Deze theorie stelt dat wanneer individuen een situatie als stresserend ervaren, ze zullen nagaan wat hun mogelijkheden zijn om de situatie te veranderen. Deze beoordeling verwijst naar de mate van gepercipieerde controle.
Persoonlijkheidsverschillen
Een relevante vraag is of persoonlijkheid een rol speelt in de manier waarop open kantoren ervaren worden. Zoals hierboven vermeld, leidt de afwezigheid van muren bij open kantoren tot een verhoging van allerlei prikkels. Om na te gaan of het effect van deze afleiding verschilt tussen personen, is de persoonlijkheidstrek extraversie toepasselijk. Extraverte personen houden van gezelschap van anderen en zoeken vaak zelf extra prikkels op. Bijgevolg kan verwacht worden dat extraverte persoonlijkheden minder last hebben van open kantoren.
Het onderzoek
Het doel van dit onderzoek was om (1) na te gaan of werken in een open kantoor samenhangt met lagere arbeidstevredenheid en prestaties, (2) te onderzoeken of een toename in afleiding en een daling in de ervaren controle bovenstaande relatie kunnen verklaren en (3) te testen of er individuele verschillen bestaan in de beleving van open kantoren die te wijten zijn aan de persoonlijkheidstrek extraversie.
Via een vragenlijst werden in totaal 801 werknemers uit verschillende organisaties en sectoren bevraagd. Werknemers in een open kantoor werden vergeleken met werknemers die alleen in een kantoor werken of een kantoor delen.
Uit de vragenlijst blijkt dat werknemers in open kantoren geen lagere arbeidstevredenheid of prestaties hebben. Er is dus geen sprake van een rechtstreeks verband tussen werken in een open kantoor en het plezier in het werk of de prestaties op het werk. De resultaten tonen echter wel een onrechtstreeks verband. Werken in een open kantoor bleek samen te hangen met het ervaren van meer afleiding en dit resulteerde in een daling van de gepercipieerde controle. Dit hing op zijn beurt wel samen met lagere arbeidstevredenheid en prestaties.
De resultaten toonden verder aan dat persoonlijkheid geen rol speelt in de beleving van open kantoren. Iedereen lijdt dus even veel onder de extra prikkels.
Conclusie
We kunnen concluderen dat de arbeidstevredenheid en prestaties niet verschillen tussen kantoortypes, maar dat werken in een open kantoor wel op een negatieve manier ervaren wordt door de toename in afleiding en de daling in ervaren controle. Deze negatieve ervaring verschilt niet naargelang persoonlijkheid.
Deze studie toont aan dat de omgeving waarin mensen werken een impact heeft op het welzijn van werknemers. Bedrijven volgen te gemakkelijk een hype, zonder stil te staan bij de gevolgen voor werknemers. Op basis van dit onderzoek worden organisaties aangeraden om enkel voor open kantoren te kiezen indien het type werk dit echt vereist. Bedrijven moeten eerst goed nadenken over het soort werk van hun werknemers. Hier moeten ze dan hun kantoor naar inrichten.
[i] Cohen, 1980, zie literatuurlijst
[i] Lazarus & Folkman, 1984, zie literatuurlijst
Bibliografie
Referenties
Abramis, D. J. (1994). Relationship of job stressors to job performance: linear or inverted-u? Psychological Reports, 75, 547-558.
Agho, A.O., Mueller, C.W., & Price, J.L. (1993). Determinants of employee job-satisfaction – an empirical test of a causal model. Human Relations, 46(8), 1007-1027.
Aiken, L.S., & West, S.G. (1991). Multiple regression: Testing en interpreting interactions. Newbury Park, CA: Sage Publications.
Ashford, S. J., Lee, C., & Bobko, P. (1989). Content, causes, and consequences of job insecurity: A theory-based measure and substantive test. Academy of Management Journal, 32(4), 803-829.
Bakker, A.B., Demerouti, E., & Verbeke, W. (2004). Using the job demands-resources model to predict burnout and performance. Human Resource Management, 43(1), 83-104.
Baron, R.A. (1994). The physical environment of work settings: Effects on task performance, interpersonal relations, and job satisfaction. In B.M. Straw & L.L. Cummings (Eds), Research in Organizational Behavior (pp. 1-46). Greenwich, CT: JAI Press.
Baron, R. M., & Kenny, D. A. (1986). The moderator-mediator variable distinction in social psychological research: Conceptual, strategic and statistical considerations. Journal of Personality and Social Psychology,51, 1173-1182.
Bell, P.A., Greene, T.C., Fisher, J.D., & Baum, A. (2001). Environmental psychology. Fifth edition. Belmont, CA: Wadsworth group/Thomson learning.
Beljovic, G., Slepcevic, V., & Jakovljevic, B. (2001). Mental performance in noise: the role of introversion. Journal of Environmental Psychology, 21(2), 209-213.
Block, L.K., & Stokes, G.S. (1989). Performance and satisfaction in private versus nonprivate worksettings. Environment and Behavior, 21(3), 227-297.
Brennan, A., Chugh, J.S., & Kline, T. (2002). Traditional versus open offices design: A longitudinal field study. Environment and behavior, 34(3), 279-297.
Campbell, J.B., & Hawley, C.W. (1982). Study habits and Eysenck’s theory of extraversion- introversion. Journal of Research in Personality, 16(2), 139-146.
Carlopio, J.R. (1996). Construct Validity of a Physical Work Environment Satisfaction Questionnaire. Journal of Occupational Health and Psychology, 1(3), 330-344.
Cohen, S. (1980). Aftereffects of Stress on Human Performance and Social Behavior: A Review of Research and Theory. Psychological Bulletin, 88(1), 82-108.
Costa, P. T., & McCrae, R.R. (1992). Revised NEO Personality Inventory (NEO-PI-R) and the Five Factor Inventory (NEO-FFI) professional manual. Odessa, FL: Psychological Assessment Resources.
30
Danielsson, C.B., & Bodin, L. (2009). Difference in satisfaction with office environment among employees in different office types. Journal of Architectural and Planning Research, 26(3), 241-256.
Danielsson, C.B., & Bodin, L. (2008). Office type in relation to health, well-being, and job satisfaction among employees. Environment and Behavior, 40(5), 636-668.
Darwish, A.Y. (2000). Organizational commitment: a mediator of the relationships of leadership behavior with job satisfaction and performance in a non-western country. Journal of Managerial Psychology, 15(1), 6-24.
Davis, M.C., Leach, D.J., & Clegg, C.W. (2011). The physical environment of the office: contemporary and emerging issues. In G.P. Hodgkinson & J.K. Ford (Eds.), International Review of Industrial and Organizational Psychology (pp. 193-237). Chichester, UK: Wiley.
De Croon, E.M., Sluiter, J.K., Kuijer, F.M., & Frings-Dresen, H.W. (2005). The effect of office concepts on worker health and performance: a systematic review of the literature. Ergonomics, 48(2), 119-134.
Dobbs, S., Furnham, A., & McClelland, A. (2011). The effect of background music and noise on the cognitive test performance of introverts and extraverts. Applied Cognitive Psychology, 25(2), 307-313.
Eysenck, H.J. (1967). The biological basis of personality. Springfield: Thomas.
Folkman, S. (1984). Personal control and stress and coping processes: a theoretical analysis. Journal
of Personality and Social Psychology, 46(4), 839-852.
Fried, Y., Slowik, L.H., Ben-David, H.A., & Tiegs, R.B. (2001). Exploring the relationship between
workspace density and employee attitudinal reactions: An integrative model. Journal of
Occupational and Organizational Psychology, 74, 359-372.
Geen, R.G. (1984). Preferred stimulation levels of introverts and extraverts: Effects on arousal and
performance. Journal of Personality and Social Psychology, 46(6), 1303-1312.
Greenberger, D.B., Strasser, S., Cummings, L.L., & Dunham, R.B. (1989). The impact of personal control on performance and satisfaction. Organizational Behavior and Human Decision
Processes, 43(1), 29-51.
Hayes, A. F. (2013). Introduction to mediation, moderation, and conditional process analysis: A
regression based approach. New York: The Guilford Press.
Hayes, A. F. (2012). PROCESS: A versatile computational tool for observed variable mediation,
moderation, and conditional process modeling [White paper]. Retrieved from
http://www.afhayes.com/ public/process2012.pdf.
Hayes, A.F., & Matthes, J. (2009). Computational procedures for probing interactions in OLS and
logistic regression: SPSS and SAS implementations. Behaviour Research Methods, 41(3), 924-936.
31
Hayes, A.F., & Preacher, K.J. (2014). Statistical mediation analysis with a multicategorical independent variable. British Journal of Mathematical and Statistical Psychology, 67(3), 451- 470.
Hedge, A. (1986). Open versus enclosed workspaces: The impact of design on employee reactions to their offices. In J.D. Wineman (Ed.), Behavioral issues in office design (pp. 139-176). New York: Van Nostrand Reinhold.
Hedge, A. (1982). The open-plan office: A systematic investigation of employee reactions to their work environment. Environment and Behavior, 14(5), 519-542.
Huang, Y., Robertson, M.M., & Chang, K. (2004). The role of environmental control on environmental satisfaction, communication, and psychological stress. Effects of office ergonomics training. Environment and Behavior, 36(5), 617-637.
Kristiansen, J., Mathiesen, L., Nielsen, P.K., Hansen, A.M., Shibuya, H., Petersen, H.M., Lund, S.P., Skotte, J., Jørgensen, M.B., & Søgaard, K. (2008). Stress reactions to cognitively demanding tasks and open-plan office noise. International Archives of Occupational and Environmental Health, 82(5), 631-642.
Larsen, R.J., & Buss, D.M. (2010). Personality Psychology: Domains of Knowledge about Human Nature (4th Edition). New York: McGrawHill.
Lazarus, R.S., & Folkman, S. (1984). Stress appraisal and coping. NY: Springer.
Lee, S.Y. (2010). Office layout affecting privacy, interaction, and acoustic quality in LEED-certified
buildings. Building and Environment, 45, 1594-1600.
Lee, S.Y., & Brand, J.L. (2010). Can personal control over the physical environment ease distractions
in office workplaces? Ergonomics, 53(3), 324-335.
Lee, S.Y., & Brand, J.L. (2005). Effects of control over office workspace on perceptions of the work
environment and work outcomes. Journal of Environmental Psychology, 25, 323-333.
Maher, A., & Von Hippel, C. (2005). Individual differences in employee reactions to open-plan
offices. Journal of Environmental Psychology, 25(2), 219-229.
McCarrey, M.W., Peterson, L., Edwards, S., & Von Kulmiz, P. (1974). Landscape office attitudes:
reflections of perceived degree of control over transactions with the environment. Journal of
Applied Psychology, 59(3), 401-403.
McElroy, J.C., & Morrow, P.C. (2010). Employee reactions to office redesign: A naturally occurring
quasi-field experiment in a multi-generational setting. Human Relations, 63(5), 609-636. Morgenstern, F.S., Hodgson, R.J., & Law, L. (1974). Work Efficiency and Personality: A Comparison of Introverted and Extraverted Subjects Exposed to Conditions of Distraction and Distortion
of Stimulus in a Learning Task. Ergonomics, 17(2), 211-220.
Mylonas, G., & Carstairs, J. (2007). Open plan office environments: Rhetoric and reality. In I.
Glendon, B. Myors, & B. Thompson (Eds.), Advances in Organisational Psychology (pp. 443- 458). Brisbane: Australian Academic Press.
32
Oldham, G.R. (1988). Effects of changes in workspace partitions and spatial density on employee reactions: A quasi-experiment. Journal of Applied Psychology, 73(2), 253-258.
Oldham, G.R., & Brass, D.J. (1979). Employee reactions to an open-plan office: A naturally occurring quasi-experiment. Administrative Science Quarterly, 28, 267-284.
Oldham, G.R., & Rotchford, N.L. (1983). Relationships between office characteristics and employee reactions: a study of the physical environment. Administrative Science Quarterly, 28, 542-556. Oommen, V.G., Knowles, M., & Zhao, I. (2008). Should health service managers embrace open plan
work environments? A review. Asia Pacific Journal of Health Management, 3(2), 37-43. Paciuk, M. (1990). The role of personal control of the environment in thermal comfort and satisfaction at the workplace. In R. Shelby, K. Anthony, & B.O. Choi (Eds.), Proceedings of the EDRA
Annual Conference (pp. 303-312).
Paulsen, N., Callan, V.J., Grice, T.A., Rooney, D., Gallois, C., Jones, E., Jimmieson, N.L., & Bordia,
P. (2005). Job insecurity and personal control during downsizing: a comparison of survivors
and victims. Human Relations, 58(4), 463-496.
Paulus, P.B., Annis, A.B., Seta, J.J., Schkade, J.K., & Matthews, R.W. (1976). Density does affect
task performance. Journal of personality and Social Psychology, 34(2), 248-253.
Podsakoff, P.M., MacKenzie, S.B., Lee, J.Y., & Podsakoff, N.P. (2003). Common method biases in behavioral research: a critical review of the literature and recommended remedies. Journal of
Applied Psychology, 88(5), 579-903.
Podsakoff, P.M., & MacKenzie, S.B. (1994). Organizational citizenship behaviors and sales unit
effectiveness. Journal of Marketing Research, 31(3), 351-363.
Preacher, K.J., & Hayes, A.F. (2008). Asymptotic and resampling strategies for assessing and
comparing indirect effects in multiple mediator models. Behavior Research Methods, 40(3),
879-891.
Preacher, K.J., & Hayes, A.F. (2004). SPSS and SAS procedures for estimating indirect effects in
simple mediation models. Behavior Research Methods, Instruments, & Computers, 36(4), 717-731.
Rigotti, T., Mohr, G., De Cuyper, N., De Witte, H., Bernhard, C., Isaksson, K., de Jong, J., Schalk, R., Caballer, A., Gracia, F., Peiró, J.M., Ramos, J., Clinton, M., Guest, D., Krausz, M., & Staynvarts, N. (2003). Instruction work and blue print for methodology. Unpublished research report. Leipzig: Germany
Rucker, D.D., Preacher, K.J., Tormala, Z.L., & Petty, R.E. (2011). Mediation analysis in social psychology: current practices and new recommendations. Social and Personality Psychology Compass 5(6), 359-371.
33
Seddigh, A., Bernston, E., Danielsson, C.B., & Westerlund, H. (2014). Concentration requirements modify the effect of office type on indicators of health and performance. Journal of Environmental Psychology, 38, 167-174.
Spector, P.E. (2006). Method variance in organizational research – Truth or urban legend? Organizational Research Methods, 9(2), 221-232.
Sundstrom, E., Burt, R.E., & Kamp, D. (1980). Privacy at work: Architectural correlates of Job Satisfaction and Job Performance. Academy of Management Journal, 23(1), 101-117.
Sutton, R.I., & Rafaeli, A. (1987). Characteristics of work stations as potential occupational stressors. Academy of Management Journal, 30(2), 260-276.
Thompson, S.C. (1981). Will It Hurt Less If I Can Control It? A Complex Answer to a Simple Question. Psychological Bulletin, 90(1), 89-101.
Vandenberg, R.J., & Lance, C.E. (1992). Examining the causal order of job satisfaction and organizational commitment. Journal of Management, 18(1), 153-167.
Vander Elst, T., De Cuyper, N., Baillien, E., Niesen, W., & De Witte, H. (2014a). Perceived control and psychological contract breach as explanations of the relationships between job insecurity, job strain and coping reactions: towards a theoretical integration. Stress and Health, first published online on 11th june 2014, doi: 10.1002/smi.2584
Vander Elst, T., Richter, A., Sverke, M., Näswall, K., De Cuyper, N., & De Witte, H. (2014b). Threat of losing valued job features: The role of perceived control in mediating the effect of qualitative job insecurity on job strain and psychological withdrawal. Work & Stress, 28(2), 143-164.
Veitch, J.A., Charles, K.E., Farley, K.M.J., & Newsham, G.R. (2007). A model of satisfaction with open-plan offices conditions: cope field findings. Journal of Environmental psychology, 27(3), 177-189.
Vos, P., & van der Voordt, T. (2001). Tomorrow’s offices through today’s eyes: Effects of innovation in the working environment. Journal of Corporate Real Estate, 4(1), 48-65.
Wohlwill, J.F. (1974). Human adaptations to levels of environmental stimulation. Human Ecology, 2(2), 127-147.
Zhao, X., Lynch Jr., J.G., & Chen, Q. (2010). Reconsidering Baron and Kenny: Myths and Truths about Mediation Analysis. Journal of Consumer Research, 37(2), 197-206.
34
