Een analyse: De automatisering van werkprocessen binnen profit- en non-profitorganisaties

Het onderwerp dat ik koos voor mijn eindwerk, is de automatisering van werkprocessen binnen profit- en non-profitorganisaties. Ik heb voor dat onderwerp gekozen omdat je bij organisaties wel eens hoort over het vele papierwerk, bestanden die her en der staan, en gewoon ook onduidelijke communicatie binnen de organisatie. Professionele software kan in veel gevallen dan de oplossing bieden door de werkprocessen te automatiseren.

Vooraf besliste ik om de vergelijking tussen profitorganisaties en non-profitorganisaties te maken omdat ik toch dacht er een verschil is bij de motivaties van de twee sectoren. Ik vond het daarom interessant om na te gaan of dat werkelijk zo is, en wat die verschillen precies zijn.

Verder maakte ik mijn eindwerk vanuit een economisch invalshoek: gaan organisaties tijdens economisch moeilijke tijden extra besparen op zaken zoals professionele software? Of gaan organisaties juist extra investeren in die software om zo de loonkosten te verlagen? Alle vragen die ik wou beantwoorden, maken allemaal deel uit van de hamvraag: “is het nodig dat profit- en non-profitorganisaties hun werkprocessen automatiseren?”

In de maand april heb ik een kwalitatief onderzoek gedaan zodat ik meer inzicht kreeg in de drijfveren, voorkeuren en wensen van organisaties in verband met de automatisering van werkprocessen. Ik koos ervoor om interviews te doen bij twee profitorganisaties, namelijk Markee en Maison rouge, en twee non-profitorganisaties, namelijk Vooruit en Oxfam. Ik ben tot die organisaties gekomen door te luisteren in mijn omgeving en zelf op zoek te gaan naar interessante profit- en non-profitorganisaties in Vlaanderen.

Aanvullend maakte ik ook gebruik van deskresearch, om aan de hand van artikels en andere informatie mijn argumenten verder te onderbouwen.

Na uren interviews en weken informatie opzoeken, ben ik tot enkele conclusies gekomen. Reeds in de beginfase van mijn eindwerk had ik al een sterke voorkeur om te zeggen dat profit- en non-profitorganisaties er baat bij hebben om hun werkprocessen te automatiseren. Na mijn onderzoek en veel deskresearch kan ik nu ook met enige zekerheid zeggen dat mijn hypothese klopt.

Het blijft wel voorzichtig zijn, aangezien ik een relatief beperkt kwalitatief onderzoek deed. Maar op basis van alle antwoorden die ik kreeg via persoonlijke communicatie en aanvullende deskresearch, ben ik er zeker van dat profit- en non-profitorganisaties wel degelijk nood hebben aan software die hun werkprocessen automatiseert, en ik zie dat alleen maar in stijgende lijn toenemen.

Zo staat er die talrijke professionele software een zeer mooie toekomst te wachten. Voornamelijk dan de software die zich in de cloud bevindt, want hoewel er nog een aantal minpunten zijn, wegen die niet op tegen de vele voordelen die cloud software te bieden heeft. Met die technologie zullen werkgevers en werknemers op elk moment van de dag hun software kunnen gebruiken aan de hand van een smartphone, tablet of laptop. Op voorwaarde dat er een goede internetverbinding aanwezig is natuurlijk.

Hoewel ik bij de start van mijn eindwerk overtuigd was dat er een verschil was bij het beslissingsproces van profit- en non-profitorganisaties, werden er echter bij de beslissing om werkprocessen te automatiseren erg weinig grote verschillen opgemerkt. Het meest opvallende is dat mijn geïnterviewde non-profitorganisaties veel meer tijd investeerden om tot een goede beslissing te komen dan de profitorganisaties. Dat kan verklaard worden doordat de winstmarges bij non-profit kleiner zijn dan bij profit.

Ook wou ik te weten komen of economisch mindere tijden invloed hebben op de beslissing van organisaties om al dan niet te investeren in professionele software die werkprocessen automatiseert. Op basis van een Amerikaanse onderzoek van Computer Economics, kan ik zeggen dat de economie wel degelijk een invloed heeft op de investeringen in software. Mijn geïnterviewde organisaties dachten daar anders over, maar dat valt te verklaren door de gunstige situatie waarin die organisaties zich op dit moment bevinden.

Organisaties die het moeilijk hebben tijdens een recessie zullen niet snel overtuigd zijn om hun laatste centen te investeren in software die hun werkprocessen automatiseert. Ook al kunnen die organisaties juist beter worden van die software, het is in veel gevallen niet eenvoudig om dat verhaal verkocht te krijgen bij noodlijdende organisaties.

Ten slotte als ik de tevredenheid en het enthousiasme zie bij de organisaties, ben ik er hoe dan ook van overtuigd dat er jaarlijks meer en meer organisaties zullen beslissen om hun werkprocessen te automatiseren. Het is een geweldige verrijking voor zowel de werkgever als de werknemers qua efficiëntie en gebruiksgemak.