Voorraadbeheer bij het CLB

Tinne Vanderbeuren
Persbericht

Voorraadbeheer bij het CLB

Voorraadbeheer bij het CLB

Het uitgangspunt van mijn afstudeerproject was een nieuw en duidelijk systeem ontwerpen voor het voorraadbeheer bij het CLB. Voordien was er geen systeem van voorraadbeheer. Zo werden er vaak grote hoeveelheden besteld, maar hield men geen rekening met de houdbaarheidsdatum. Het probleem was dus dat er vaak een overstock was en dat er ook geregeld vervallen goederen weggegooid moesten worden. Daarnaast werd de voorraad ook niet bijgehouden, er werd dus pas een bestelling geplaatst wanneer de goederen effectief op waren. Om deze problematiek te voorkomen werd mij gevraagd om een duidelijk systeem van voorraadbeheer te ontwikkelen, waarbij er steeds dezelfde voorraad aanwezig is, er op vooraf bepaalde tijdstippen bestellingen worden geplaatst en waarbij er rekening wordt gehouden met de houdbaarheidsdatum van bepaalde goederen.

Om de problematiek van de overstock en vervallen producten tegen te gaan, werd er beslist een nieuw systeem van voorraadbeheer op te starten volgens het First in First out-principe (FIFO) en het First expired First out-principe (FEFO). De voordelen van deze systemen zijn dat er rekening gehouden wordt met de vervaldatum van producten, dat er steeds evenveel in voorraad is en dat er op regelmatige tijdstippen een nieuwe bestelling wordt gedaan.

Het voorraadbeheer bij het CLB is opgesplitst in het medisch voorraadbeheer, het voorraadbeheer voor de vaccins en het voorraadbeheer voor kantoormaterialen en huishoudelijke materialen. Voor iedere voorraad is er een apart systeem ontworpen, maar wel rekening houdend met het FIFO en het FEFO-principe.

Bij de medische voorraad, die bestaat uit onder andere stethoscopen, naalden, tongspatels en handschoenen, werd beslist om de voorraadkasten in te richten volgens het FEFO-principe. Bij een nieuwe levering worden de goederen dus gesorteerd op basis van hun houdbaarheidsdatum. Aan de hand van het aantal leerlingen die wekelijks op onderzoek komen, heb ik berekend hoeveel er in voorraad moet zijn om gedurende zes weken toe te komen. De voorraad wordt dan ingeladen in de voorraadkast in twee stapels, iedere stapel is voldoende voorraad om gedurende zes weken medische onderzoeken te kunnen doen. Wanneer het voorste stapeltje op gebruikt is, dan wordt het achterste stapeltje naar voor geschoven en het bijbehorende fichekaartje in een bakje gelegd. Aan de hand van deze fichekaarten kunnen de administratieve medewerkers dan op regelmatige basis bestellingen plaatsen bij een externe firma.

Voor de vaccins is een gelijkaardig systeem uitgewerkt, gebaseerd op het FEFO-principe en rekening houdend met de richtlijnen van de Vlaamse Wetenschappelijke Vereniging voor Jeugdgezondheidszorg (VWVJ). Deze vereniging heeft een aantal richtlijnen uitgewerkt voor een correcte bewaring van vaccins bij het CLB.

Tot slot is er dan nog de overige voorraad, namelijk het kantoormateriaal en het huishoudelijk materiaal. Aangezien op deze goederen in de meeste gevallen geen vervaldatum staat, is het systeem van voorraadbeheer voor de overige voorraad gebaseerd op het FIFO-principe. Dit systeem is ook gebaseerd op het inladen van de voorraadkasten in twee stapeltjes en het werken met fichekaarten.  

Gedurende de theoretische uitwerking van dit afstudeerproject heb ik ook de kans gekregen om dit in de praktijk om te zetten. Ik kan u dus vertellen dat ze vanaf het schooljaar 2013-2014 ook effectief met dit systeem van voorraadbeheer gaan werken. Op regelmatige tijdstippen zal het systeem dan geëvalueerd en eventueel bijgestuurd worden.

 

Bibliografie

 

Boeken

Arnold, J., & Chapman, S. (1991). In Introduction to Materials Management. Boston: Pearson.

Engelbregt, J., Kalkoven, J., & Kruijer, N. (2008). In Voorraadbeheer en materialsmanagement. Boom Onderwijs.

Pintelon, L., & Van Puyvelde, F. (2011). Voorraadmanagement. In Zorglogistiek basisboek (pp. 111-135). Leuven/Den Haag: Acco.

Van der Heijden, A. (2006). Voorraadbeheer. In Voorraadbeheer en logistiek (pp. 46-59). Springer Media B.V.

Websites

CLB GO Westhoek. (sd). De vier begeleidingsdomeinen van het CLB. Opgeroepen op 24 februari 2013, van CLB GO Westhoek: http://www.clbwesthoek.be/CLB.html

Sacré, P.; Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming. (2013). Historiek van de Centra voor Leerlingenbegeleiding. Opgeroepen op 24 februari 2013, van Onderwijs Vlaanderen: http://www.ond.vlaanderen.be/clb/Documenten/CLB-medewerker/Korte_histor…

Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming. (sd). Besmettelijke ziekten & profylactische maatregelen. Opgeroepen op 24 februari 2013, van Onderwijs Vlaanderen: http://www.ond.vlaanderen.be/clb/clb-medewerker/Profylaxe.htm

Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming. (sd). Het verplichte karakter van de medische begeleiding door een CLB. Opgeroepen op 24 februari 2013, van Onderwijs Vlaanderen: http://www.ond.vlaanderen.be/clb/clb-medewerker/Verplicht_consulten.htm

Brochures

Klasse voor Ouders in samenwerking met afdeling Ondersteuningsbeleid. (2009). Het Centrum voor leerlingenbegeleiding in 15 vragen [Brochure]. Gevonden op het internet op 23 februari 2013 van Onderwijs Vlaanderen: http://www.ond.vlaanderen.be/clb/Documenten/Ouder/brochure_web2013.pdf

Stuyven, C., Vanlander, A., & Hoppenbrouwers, K. (2005). Standaard vaccinaties [Brochure]. Gevonden op het internet op 13 maart 2013 van Vlaamse Wetenschappelijke Vereniging voor Jeugdgezondheidszorg: http://www.vwvj.be

Vanlander, A. (2013, april). Standaard vaccinaties 2013 [Brochure]. Gevonden op het internet op 4 mei 2013 van Vlaamse Wetenschappelijke Vereniging voor Jeugdgezondheidszorg: http://www.vwvj.be

Interview

Vermeulen, K. (2013, april 2). Voorraadbeheer bij het Lintjeshof. (T. Vanderbeuren, Interviewer)

 

Universiteit of Hogeschool
Office Management - Medical Management Assistant
Publicatiejaar
2013
Kernwoorden
Share this on: