Veiligheid op evenementen? Het is vaak geen prioriteit van organisatoren. De onduidelijke wetgeving speelt hierin een belangrijke rol. Maar daar maakt deze checklist komaf mee! Download, druk af en ga zelf aan de slag!
Veiligheid op evenementen is (onterecht!) vaak geen prioriteit van organisatoren. Ze zijn zich niet bewust van de risico’s dat dit met zich meebrengt en besteden er dan ook niet veel budget aan. Een van de belangrijkste oorzaken hiervoor is de onduidelijke wetgeving rond veiligheid op evenementen.
Om toch een leidraad te bieden, creëerde Cato Thommis, studente Communicatiemanagement aan de Hogeschool PXL, deze whitepaper. Een soort van checklist om de pijnpunten op vlak van veiligheid in kaart te brengen en tips te geven om je event te beveiligen.
Het proces
Om de veiligheid van de bezoekers en medewerkers te garanderen, is het noodzakelijk een heel aantal maatregelen te treffen. Maar op basis van wat worden deze maatregelen bepaald? En op welke manier lichten we alle betrokkenen in over deze veiligheidsmaatregelen? In de whitepaper staat een concreet stappenplan:
Het begint allemaal bij een concrete risicoanalyse. Hieruit blijkt welke maatregelen getroffen moeten worden. Uiteindelijk worden alle informatie en maatregelen gebundeld in een veiligheidsplan. Een laatste stap is uiteraard het uitvoeren en beoordelen van de maatregelen.
Checklist
Wanneer alle risico’s geïdentificeerd en geanalyseerd zijn, ga je kijken welke maatregelen er genomen moeten worden. En dat gaat verder dan enkel beveiliging, EHBO of brandpreventie. Zo moet de locatie aan heel wat regels voldoen, mag de veiligheid van de medewerkers niet over het hoofd gezien worden en zijn duidelijk afspraken met de catering zeer belangrijk. Ook maatregelen rond geluid, weer, afval en genotsmiddelen zijn een must. Om alles in goede banen te leiden is communicatie een zeer belangrijk, en regelmatig onderschat, aspect. Tot slot zijn ook attesten als keuringen, vergunningen en verzekeringen belangrijk om in het breder geheel een veilig event te creëren.
Door het invullen van de checklist krijg je een beeld van hoever je staat in het beveiligen van je evenement op al deze onderdelen. Je hebt drie verschillende opties: OK, NOK (niet OK) en NVT (niet van toepassing). Je kan dan aanduiden wat op dat moment van toepassing is op jouw event. Ook is er wat ruimte gelaten voor eventuele opmerkingen of toelichtingen. Je kan deze whitepaper dus makkelijk afdrukken en gebruiken!
Nu denk je misschien: “Is deze whitepaper wel betrouwbaar?”. Ik schets even mijn werkmethode:
Ik heb mijn informatie uit verschillende bronnen gehaald. Uiteraard deed ik aan heel wat informatievergaring op het internet: op allelei eventsites en websites van de Vlaamse overheid, een verzekeringsmaatschappij, ... Maar ik trok ook ‘oldschool’ naar de bib om boeken uit het vakgebied te onderzoeken.
Daarnaast heb ik mij gedurende mijn stage in een evenementenkantoor kunnen verdiepen in de complexe organisatie van events, waar ik veel leerde over veelvoorkomende en noodzakelijke preventiemaatregelen. Bovendien vergaardde ik informatie uit een meeting met de politie. Ook door keynotes op de vakbeurs Festivak bij te wonen, kreeg ik meer inzicht in de gevaren van een crowd, de wetgeving rond het organiseren van een event, ...
Ik heb alle informatie nauwkeurig vergeleken en de belangrijkste elementen om de veiligheid van een event te garanderen, gebundeld in deze whitepaper. Ik heb ervoor gekozen om mijn whitepaper in de vorm van een checklist te gieten, zodat hij voor meer dan enkel informatieoverdracht kan dienen. Druk hem af en ga ermee aan de slag. Duid aan dat je de maatregelen al dan niet genomen hebt of dat ze niet van toepassing zijn op jouw specifieke evenement. Pen per maatregel of hoofdstuk neer wat voor jou van belang is. Veel succes!