“Digital is the main reason just over half of the companies on the Fortune 500 have disappeared since the year 2000.” (Nanteme, 2016). Wie niet mee evolueert met de digitale trend van vandaag dreigt te verdwijnen onder de snel groeiende concurrentie. In kader van een meer efficiënte bedrijfsuitvoering zullen bedrijven daarom als maar meer omschakelen naar een gedigitaliseerd systeem.
De evolutie
De huidige trend bij ondernemingen is meer digitalisering, m.n. de geautomatiseerde verwerking van documenten. Om mee te gaan met deze evolutie inzake een snelgroeiende innovatie, moet een onderneming zijn administratie en boekhouding langzamerhand gaan digitaliseren/automatiseren.
Op Alders Transport willen ze daarom een implementatie van OCR-software (software die een papier document omzet in digitale en verwerkbare document) gaan uitvoeren die een geautomatiseerde verwerking van transport documenten moet toelaten. Ze willen het hele proces van de aankoopfacturen en de CMR’s gaan automatiseren. Ze willen af van die toenemende stapel papieren en de manuele verwerking.
Het onderzoek
Natuurlijk gaat dit niet gepaard zonder enige risico’s. Het hele proces van het implementeren van de automatisatie is een lastig werk. Niet alleen de implementatie zelf, maar ook alles wat er vooraf en achteraf bij komt kijken, maakt het een moeilijk proces. Daarom is de onderneming gaan onderzoeken op welke manier een implementatie het beste kan uitgevoerd worden, zodat alles vlot kan verlopen. Ze willen weten welke risico’s er zijn, wat de voordelen zijn en wat het effect is van deze digitalisering op hun onderneming. Zo kunnen ze zich optimaal voorbereiden op de verandering die de implementatie te weeg gaat brengen in de organisatie
De must van digitaliseren
Uit het onderzoek blijkt dat een grondige en gedetailleerde voorbereiding cruciaal is voor het verloop van de implementatie. De grootste veranderingen in de aankoop- en CMR-cycli is de tijdsbesparing in de verwerking van facturen en administratieve documenten. Dit is natuurlijk een logisch, maar belangrijk gevolg van de implementatie. Door de nieuwe software verloopt ook de controle van facturen door de afdelingshoofden ook veel sneller en makkelijk dan voorheen.
Naast de onderneming ondervindt ook het personeel gevolgen aan de implementatie. Het grootste voordeel dat deze implementatie hen heeft opgeleverd is een grote tijdswinst creëren in het verwerken van administratieve documenten.
Uit het onderzoek is duidelijk gebleken dat een digitalisering zeer voordelige effecten heeft op zowel het bedrijf als het personeel. Bovendien is een digitalisering noodzakelijk voor elk bedrijf in elke sector. Met de huidige snelheid waarin de wereld vandaag de dag evolueert kan je als onderneming onmogelijk blijven stilstaan. Wie dat toch doet riskeert om volledig de boot te missen en zelf failliet te gaan. Het is dus duidelijk dat elke onderneming deze evolutie serieus moet nemen en er zich in gaan verdiepen.
Alders. (z.j.). http://www.alders-transport.be/. Geraadpleegd op 1 maart 2020.
Bos, W. (2019). Macro, micro & meso analyse uitgelegd. Geraadpleegd op 29 mei 2020 via https://www.lynx.nl/kennis/artikelen/macro-micro-meso-analyse/
Bottemanne, G. (2019). Scan en herken van boekingsdocumenten en elektronische factuurverwerking. Geraadpleegd op 7 april 2020 via https://www.softwarepakketten.nl/bibliotheek/grp3/2019_Scannen_herkennen_eFactureren_accountancy.pdf
Boutsen, P., Molenbruch, Y., Ria, D. & Vanhoenshoven, F. (2019). Vereenvoudig digitalisatie door procesgericht denken. Hasselt: Jakobus&Corneel.
Depré, J. (2020, 8 mei). (senior manager audit). (impact geautomatiseerde verwerking documenten op de auditwerkzaamheden). Persoonlijke communicatie [interview].
Digitale inkoopfactuurverwerking (z.j.). Digitale inkoopfactuurverwerking: op welke vlakken bespaar je tijd? Geraadpleegd op 7 april 2020 via https://www.whitevision.nl/wp-content/uploads/whitepaper-whitevision-calculator-toelichting-uitgewerkt-1.pdf
Duijvestijn, M. (2020, 9 april). (werknemer afdeling implementeren software). (implementatie geautomatiseerde factuurverwerking). Persoonlijke communicatie [interview].
Een ERP-systeem. (z.j.). Een ERP-systeem optimaliseert en rationaliseert de bedrijfsprocessen. Geraadpleegd op 7 april 2020 via https://www.ictportal.nl/onderwerpen/enterprise-resource-planning/erp-s…
Factuurverwerking. (z.j.) Geraadpleegd op 10 februari 2020 via https://www.scansys.eu/oplossingen/factuurverwerking/
Geautomatiseerde factuurverwerking. (z.j.). Geautomatiseerde factuurverwerking met Navitrans en ImageCapture. Geraadpleegd op 22 maart 2020 via https://www.scansys.eu/koppeling/geautomatiseerde-factuurverwerking-met-navitrans-en-imagecapture/
Het belang van digitalisering. (2020). Geraadpleegd op 9 mei 2020 via https://www.thinline.be/blog/het-belang-van-digitalisering
Iedereen wint bij e-facturatie. (2018). Geraadpleegd op 10 februari 2020 via https://www.doemaardigitaal.be/nieuws/iedereen-wint-bij-e-facturatie
Implementatie. (2015). Geraadpleegd op 25 december 2019 via
https://www.ensie.nl/redactie-ensie/implementatie
In 5-stappen. (2019). In 5-stappen uw processen digitaliseren. Geraadpleegd op 26 december 2019 via https://www.unit4venice.be/in-5-stappen-uw-processen-digitaliseren/
Janse, B. (2018). Kosten baten analyse. Geraadpleegd op 17 mei 2020 via https://www.toolshero.nl/financieel-management/kosten-baten-analyse/
Lecocq, A., Van Praet, J., Lapage, W. & Vandendaele, D. (2012). Praktische leidraad bij een duurzame strategie rond de digitalisering van uw financiële administratie. Geraadpleegd op 26 december 2019 via https://www.ecr-belgium.be/files/pages/2012_VBO_digitaal_werken.pdf
Ratificatie. (z.j.). Ratificatie van het e-CMR protocol in Europa. Geraadpleegd op 6 mei 2020 via https://transfollow.org/nl/ratificatie-ecmr-protocol-eu/
Strabbing, M. (2020). 6 redenen waarom het automatiseren van factuurverwerking een goed idee is. Geraadpleegd op 7 april 2020 via https://www.easysystems.nl/nieuws/6-redenen-waarom-het-automatiseren-van-factuurverwerking-een-goed-idee-is/
Struys, R. (2009). Digitale factuurverwerking: waarom overstappen op het digitaal verwerken van inkoop facturen. Geraadpleegd op 10 februari 2020 via
https://hbo-kennisbank.nl/details/sharekit_hh:oai:surfsharekit.nl:fdd296e0-a1ca-45b1-84d5-fd878146d15a
Van Beek, G. (2010). Geautomatiseerd facturen verwerken. Geraadpleegd op 22 maart 2020 via https://surfsharekit.nl/publiek/av/03a79808-15e2-4fd9-b573-7670a3b1bd40
Vrachtbriefverwerking. (z.j.). Geraadpleegd op 27 februari 2020 via https://www.scansys.eu/oplossingen/vrachtbrief-en-aftekenlijstverwerking/
Wanneer kleine ondernemingen. (2018). Wanneer kleine ondernemingen hun processen willen digitaliseren, welke moeten ze dan kiezen? Geraadpleegd op 9 mei 2020 via https://www.neopost.be/nl/nieuws-bedrijf/nieuws/wanneer-kleine-ondernemingen-hun-processen-willen-digitaliseren-welke-moeten-ze-dan-kiezen
Wat houdt de digitalisering. (z.j.). Wat houdt de digitalisering van de accountancywereld in? Geraadpleegd op 25 december via https://www.tenhove.be/kennis-advies/algemeen-advies/digitalisering-accountancywereld/
Wat is implementeren. (z.j.). Geraadpleegd op 25 december 2019 https://www.nji.nl/nl/Kennis/Dossier/Implementatie/Implementeren-met-effect/Wat-is-implementeren
Wat is OCR. (2018). Wat is OCR en wat zijn de voordelen? Geraadpleegd op 22 maart 2020 via https://www.klippa.com/blog/informatief/hoe-werkt-ocr-software-en-wat-zijn-de-voordelen/