Digitalisering: een must in de transportsector, zo ook voor Alders Transport

“Digital is the main reason just over half of the companies on the Fortune 500 have disappeared since the year 2000.” (Nanteme, 2016). Wie niet mee evolueert met de digitale trend van vandaag dreigt te verdwijnen onder de snel groeiende concurrentie. In kader van een meer efficiënte bedrijfsuitvoering zullen bedrijven daarom als maar meer omschakelen naar een gedigitaliseerd systeem.

De evolutie

De huidige trend bij ondernemingen is meer digitalisering, m.n. de geautomatiseerde verwerking van documenten. Om mee te gaan met deze evolutie inzake een snelgroeiende innovatie, moet een onderneming zijn administratie en boekhouding langzamerhand gaan digitaliseren/automatiseren.

Op Alders Transport willen ze daarom een implementatie van OCR-software (software die een papier document omzet in digitale en verwerkbare document) gaan uitvoeren die een geautomatiseerde verwerking van transport documenten moet toelaten. Ze willen het hele proces van de aankoopfacturen en de CMR’s gaan automatiseren. Ze willen af van die toenemende stapel papieren en de manuele verwerking.

Het onderzoek

Natuurlijk gaat dit niet gepaard zonder enige risico’s. Het hele proces van het implementeren van de automatisatie is een lastig werk. Niet alleen de implementatie zelf, maar ook alles wat er vooraf en achteraf bij komt kijken, maakt het een moeilijk proces. Daarom is de onderneming gaan onderzoeken op welke manier een implementatie het beste kan uitgevoerd worden, zodat alles vlot kan verlopen. Ze willen weten welke risico’s er zijn, wat de voordelen zijn en wat het effect is van deze digitalisering op hun onderneming. Zo kunnen ze zich optimaal voorbereiden op de verandering die de implementatie te weeg gaat brengen in de organisatie

De must van digitaliseren

Uit het onderzoek blijkt dat een grondige en gedetailleerde voorbereiding cruciaal is voor het verloop van de implementatie. De grootste veranderingen in de aankoop- en CMR-cycli is de tijdsbesparing in de verwerking van facturen en administratieve documenten. Dit is natuurlijk een logisch, maar belangrijk gevolg van de implementatie. Door de nieuwe software verloopt ook de controle van facturen door de afdelingshoofden ook veel sneller en makkelijk dan voorheen.

Naast de onderneming ondervindt ook het personeel gevolgen aan de implementatie. Het grootste voordeel dat deze implementatie hen heeft opgeleverd is een grote tijdswinst creëren in het verwerken van administratieve documenten.

Uit het onderzoek is duidelijk gebleken dat een digitalisering zeer voordelige effecten heeft op zowel het bedrijf als het personeel. Bovendien is een digitalisering noodzakelijk voor elk bedrijf in elke sector. Met de huidige snelheid waarin de wereld vandaag de dag evolueert kan je als onderneming onmogelijk blijven stilstaan. Wie dat toch doet riskeert om volledig de boot te missen en zelf failliet te gaan. Het is dus duidelijk dat elke onderneming deze evolutie serieus moet nemen en er zich in gaan verdiepen.