Effectief vergaderen
EEN PLAATS WAAR RUIMTE IS VOOR (PROFI)LEREN EN SAMEN SCHOOL MAKEN
IN DE ZOEKTOCHT NAAR DRANG IN VERANDERING ONDER DWANG
DE START VAN ONS VERHAAL
Een onderwijslandschap vol uitdaging en vernieuwing brengt leraren in het basisonderwijs naar de vergadertafel. Om die reden koos Scholengemeenschap Kaprijke - Lievegem ervoor om vanaf september 2025 de vergadertijd uit te breiden van twee naar drie uur, opgedeeld in twee vergadermomenten per maand. Zo creëren de scholen meer ruimte om aan prioriteiten te werken.
Het beleidsteam van de Vrije Basisschool Sint-Martinus in Zomergem zag hierin een kans om de vergadercultuur in de lagere school helemaal om te gooien door van personeelsvergaderingen (PV’s), die al te vaak éénrichtingsverkeer waren, over te stappen naar professionele leergemeenschappen (PLG’s). Op deze manier wilden ze een verhaal van gedeeld leiderschap creëren.
Al snel bleek het noodzakelijk om niet alle PV’s over boord te gooien en was een bijsturing van het initiële plan nodig door alsnog enkele PV's te behouden en deze aan te vullen met PLG's.
Omdat hier sprake was van verandering onder dwang, was het belangrijk om de drang van het team te vinden. Daarom vormden we met drie collega’s (2 leerkrachten en de pedagogisch directeur van de lagere school) een leidinggevend leerteam (LLT).
De TEAM-drang kregen we scherp d.m.v. de ‘3B + S’methodiek (Staut, z.j.). Dit werd neergeschreven in duidelijke criteria, die het speelveld voor het veranderingstraject zichtbaar maakte. (Vandendriessche & Clement, 2007). Zo werd duidelijk dat we als lagere schoolteam de voorgaande vergadercultuur wilden veranderen naar effectieve vergaderingen waar ruimte is voor collectief leren.
Voor het LLT begon toen de zoektocht naar een plan van aanpak voor de volgende schooljaren, terwijl we als team ervaring opdeden door 3 PLG’s op te richten en hiermee maandelijks aan de slag te gaan.
SUCCES IN DE PLG = GOESTING MEE
Quick wins (Kotter, 1996) ervaren en resultaten boeken bleek tijdens de PLG’s van grote waarde om motivatie op te wekken in de context van een verandering onder dwang. Zo bleken een goede voorbereiding van de PLG-vergaderingen, een duidelijke rolverdeling en het anticiperen op de groepsdynamiek van cruciaal belang. Deze factoren zijn dan ook niet toevallig verbonden aan de pijlers van effectief vergaderen.
Pas wanneer men vol overtuiging is dat iets optimaal werkt, kan een olievlek zich beginnen te verspreiden. Quick wins (Kotter, 1996) ervaren binnen de PLG-werking bleek de katalysator te zijn voor deze verspreiding.
KWALITEITSKAART ALS VERGADERBIJBEL
De uitwerking van een kwaliteitskaart liet het veranderingstraject landen. Deze kwaliteitskaart dient als bijbel voor begeleiders van een vergadering, opdat deze zo effectief mogelijk zouden verlopen, met ruimte voor collectief leren. Ook voor de deelnemers van de vergadering is de kwaliteitskaart van goudwaarde bij wijze van evaluatie-instrument. De de kwaliteitskaart werd samengesteld op basis van de vooropgestelde criteria uit de ‘3B +S’-methodiek (Staut, z.j.) en verschillende bronnen over vergaderen.
Interessante bronnen over vergaderen:
- Vergader jezelf gelukkig: Het handboek voor effectief samenwerken en werkgeluk (2025) van Groenewoud B. en van Dam E.
- Resultaatgericht vergaderen:Handleiding voor het bereiken van optimaal vergaderresultaat (2003) van Kuijper C.
- Ongewoon goed vergaderen:Want gewoon vergaderen werkt niet meer (2019) van de Haas R.
Tips van de schoolontwikkelaar
Bijbels van een schoolontwikkelaar
- Deep democracy (2014) van Kramer J.
- Waarderend veranderen: Appreciative inquiry in de dagelijkse praktijk van managers (2016) van Tjepkema, S., Verheijen, L. & Kabalt, J.
- De spiraal van verandering: Hoe stuur je zelf vernieuwingen aan in je school? (2007) van Schollaert R.
Referentielijst
Bibliografie
Bartlema, T. (2014). Leidmotief: Handboek leiderschap en persoonlijke ontwikkeling. BoomUitgeversAmsterdam.
Beckers, G., Heylen, L. & Maes, J. (2025). De leerkracht centraal: Impact op het leren van de leerling via een leercultuur voor de leerkracht. Uiteverij Politeia nv.
Lleshi, B. (2018). De kracht van hoop.EPO.
Deci, E., Ryan,R. (2000). Zelfdeterminatietheorie Deci en Ryan (ZDT): het ABC model, geraadpleegd op 4 april 2026 via https://www.hrdacademy.be/nl/blog/1293/persoonlijke-ontwikkeling/zelfdeterminatietheorie-deci-en-ryan-zdt-het-abc-model.
De Haas, R. (2019). Ongewoon goed vergaderen:Want gewoon vergaderen werkt niet meer.Business Contact.
Dilts & Bateson, (2006), Logische niveaus, in Dilts, R., 2006, Verander je overtuigingen. Technieken van de Amerikaanse NLP goeroe, Stichting Gvmedia.
Dr. De Smet, dr. M. Frijns, C. dr. Ruys, I. (2019). Collectief leren via samenwerking met externe professionals:Eindrapport Literatuurstudie.Research paper Sono/2019.OL02.2/1.
Fritz, R. (1989). De weg van de minste weerstand. Deventer, Ankh-Hermes.
Groenewoud,B. & van Dam,E. (2025) Vergader jezelf gelukkig: Het handboek voor effectief samenwerken en werkgeluk. LannooCampus.
Gunster, B.(2018). Zoals verwacht loopt alles anders: Een nieuwe visie op omdenken. LEV.
Heylen, L., Mathyssen, M., Van Haute, P. (2024). Professionele leergemeenschappen in het basisonderwijs: School je samen. Lannoo Campus.
Knoster, T.(1991). Managing Complex Change model.
Kotter, J.P. (1996). Leading Change. Harvard Business School Press, Boston.
Kramer, J. (2014). Deep democracy: De wijsheid van de minderheid. (7de herziene dr.). Management Impact: Boom uitgevers Amsterdam.
Kramer, J. & Braun, D.(2018). Building tribes: Reisgids voor organisaties. Management Impact: Deventer.
Kuijper, C. (2007). Resultaatgericht vergaderen: Handleiding voor het bereiken van optimaal vergaderresultaat. (3de oplage). Sdu Uitgevers bv.
Larock, Y.(2020). Professioneel professionaliseren. Geraadpleegd op 3 2026 via https://www.schoolmakers.be/blog/efficient-online-vergaderen/.
Lencioni, P.(2012). Vergaderen is dodelijk: Maak vergaderen weer productief en zinvol. Business contact.
Lencioni, P.(2019). De 5 frustraties van teamwork: hoe zorg je ervoor dat het samenwerken leuk blijft. Business contact.
Lewin, K. (1946). Action research an minority problems. Journal of Social Issues, 2 (4), 34-46.
Leysen, S. (2024,29 februari).vergaderen vanuit gedeeld leiderschap[Podcast]. Leiders van morgen. https://open.spotify.com/episode/4Rku39q7BY53EdP0CEZGaF?si=qJNNgijBR8CXCdMcTgTNKA.
Lieskamp, M., & Vink, R. (2019). Vertrouwen, verbinden en vakmanschap in het onderwijs: strategisch hr-beleid voor een professionele leergemeenschap. Huizen: Pica.
Matheusen, F. (z.j.). Toolbox. Van zondebok naar zebra, 30 tools, als verschil ertoe doet.
März, V., Gaikhorst, L., Mioch, R., Weijers, D., & Geijsel, F. P. (2017). Van acties naar interacties. Een overzichtsstudie naar de rol van professionele netwerken bij duurzame onderwijsvernieuwing. Amsterdam/Diemen: RICDE, Universiteit van Amsterdam/NSO-CNA Leiderschapsacademie.
Meirsschaut, M., Hostyn, I., & Naert, L. (2021). Wijzer voor werkbare scholen in verandering. Omdat wijs en werkbaar veranderen vleugels geeft. Gent: Arteveldehogeschool.
Mentink, R.(2013). Leiderschap: Sturen op zelfsturing.Basisschool management. https://robertmentink.nl/images/Epsedean/PDF/BSM_1307-Mentinksturenopzelfsturing.pdf
Mithun A. S. (januari, 2024). De 4 p’s van effectieve vergaderingen: Benut uw mogelijkheden voor samenwerking optimaal.Tijdschrift Toastmaster. Via https://www-toastmasters-org.translate.goog/magazine/magazine-issues/2024/jan/effective-meetings?_x_tr_sl=en&_x_tr_tl=nl&_x_tr_hl=nl&_x_tr_pto=sge
Schollaert, R. (2007). De spiraal van verandering: Hoe stuur je zelf vernieuwingen aan in je school?. LannooCampus.
Senge, P.,(1990).The fifth discipline: The art and practice of the learning organization. Random House, Business Books.
Sinek, S. (2009). Start with why: How great leaders inspire everyone to take action. Penguin.
Smits, B.(2025). Minder overleg meer les? Waarom dat onderwijs niet sterker maakt. Knack. https://www.knack.be/nieuws/belgie/onderwijs/minder-overleg-meer-les-waarom-dat-onderwijs-niet-sterker-maakt/.
Tjepkema, S., Verheijen, L. & Kabalt, J. (2016). Waarderend veranderen: Appreciative inquiry in de dagelijkse praktijk van managers(7e oplage). Boom uitgevers Amsterdam.
Van Blaere, B. (2016). Working together, learning together? A study into professional learning communities and experienced teachers ‘learning outcomes. (Proefschrift). Ugent: Faculteit psychologie en pedagogische wetenschappen.
Vandendriessche, F. & Clement,J.(2007). Leidinggeven zonder bevelen. De outputmanager. Een praktijkboek over leidinggeven vanuit visie. Scriptum.
Van den Rym, K., et al.(2025).ONDERZOEKSRAPPORT: Evidence-informed praktijken in het basis- en secundair onderwijs.Leerpunt. Geraadpleegd op 13 februari 2026 via https://leerpunt.be/evidence-informed-onderwijs#onderzoek.
van der Willik, L.M. (z.j.). De relatie tussen teamcultuur, leeftijd en teamleren. [Bachelorproef]. Twente:Universiteit Twente Educational design, management & media.
Van Essen, I. (2019). Communicatie zonder frustratie in het onderwijs: versterk de relatie met je leerling, je collega en jezelf! . LannooCampus.
Vanhoof, J., Laenen, I., Van Damme, M., & Goffin, E. (2024). Educheck: Zelfevaluatie-instrumenten om tastbaar te maken wat telt op school en in de klas. Universiteit Antwerpen.
Van Keulen, H., Voogt, J., van Wessum, L., Cornelissen, F., & Schelfhout, W. (2015).Professionele leergemeenschappen in onderwijs en lerarenopleiding. Tijdschrift voor Lerarenopleiders, 36(4), 143-160.http://www.lerarenopleider.nl/velon/blog/tijdschrift/uitleidingthemanum….
Vanhoof, J. & Van Petegem, P. (2019). Doeltreffend schoolbeleid: Praktijkboek beleidsvoerend vermogen in scholen.Acco.
Van Rooij,M.(2009). Effectief samenwerken: denken in driehoeken. Kessels&Smith, company.
Verbiest, E. (2003). Collectief leren, professionele ontwikkeling en schoolontwikkeling: facetten van professionele leergemeenschappen.
Verbiest, E. (2008). Professionele leergemeenschappen. Een inleiding. Garant.
Verbiest, E. (2016). Professionele leergemeenschappen: een inleiding. Antwerpen: Garant.
Williams H.K. (1919).
Quinn, R., Cameron, K., (2011). Onderzoeken en veranderen van organisatiecultuur. Bim Media BV.
