Van een papieren naar een digitale wereld - Een onvermijdelijke evolutie voor ondernemingen?

Serena Van der Donckt
VAN EEN PAPIEREN NAAR EEN DIGITALE WERELD - EEN ONVERMIJDELIJKE EVOLUTIE?Digitalisering. We hebben allemaal een andere mening omtrent dit thema. Sommigen zijn prodigitalisering, terwijl anderen zeer doemdenkend zijn en bij het horen van dit begrip meteen een scène van de ondergang van de mensheid voor ogen hebben. Maar wie heeft het nu bij het rechte eind? Biedt digitalisering ons werkelijk enkel voordelen?

Van een papieren naar een digitale wereld - Een onvermijdelijke evolutie voor ondernemingen?

VAN EEN PAPIEREN NAAR EEN DIGITALE WERELD - EEN ONVERMIJDELIJKE EVOLUTIE?

Digitalisering. We hebben allemaal een andere mening omtrent dit thema. Sommigen zijn prodigitalisering, terwijl anderen zeer doemdenkend zijn en bij het horen van dit begrip meteen een scène van de ondergang van de mensheid voor ogen hebben. Maar wie heeft het nu bij het rechte eind? Biedt digitalisering ons werkelijk enkel voordelen? Of zorgt deze evolutie langzaam maar zeker voor een mensdom dat onderdanig is aan machines?

Digitalisering in onze maatschappijWelke gevolgen digitalisering op onze maatschappij zal hebben, zal enkel de tijd ons leren. Maar hoe we het ook draaien of keren, wij zijn degenen die dagelijks in contact komen met deze evolutie. Denkt u maar aan al de sociale netwerken zoals Facebook, Twitter, etc.  De tijd van vriendenboekjes en briefjes is voorbij. Alles wordt via Internet gedeeld. We willen dat iedereen weet hoe het met ons gesteld is en wat de laatste nieuwtjes zijn. Velen kunnen dit misschien allemaal zeer leuk en “cool” vinden, maar om eerlijk te zijn, ik ben er helemaal niet zo gerust in. Vroeger was het namelijk veel veiliger om met elkaar te communiceren. Een brief is eenvoudig te vernietigen, maar alles wat je ooit via Facebook of dergelijke hebt gedeeld,  blijft voor altijd geregistreerd. Van privacy is tegenwoordig geen sprake meer.

Digitalisering binnen ondernemingenDigitalisering is een thema dat ook vaak aan bod komt binnen ondernemingen. Denk maar aan het archief van een onderneming. Vroeger werd alles analoog bijgehouden. De laatste jaren wordt er meer en meer gestreefd naar een digitaal archief. U kan misschien denken : “Een digitaal archief biedt toch zoveel voordelen voor een onderneming?”. Inderdaad, dat klopt. Maar vergeet niet….wat voordelen biedt, biedt  meestal ook nadelen. U wilt misschien niet stilstaan bij de nadelen van digitalisering, maar geloof me als ik zeg dat ik niet alleen sta in mijn twijfel omtrent de positieve effecten van digitalisering op onze maatschappij. Om het met de woorden van J.K. Rowling te zeggen:” Never trust anything that can think for itself if you can’t see where it keeps its brain.”

Digitale archivering: een aanknopingspunt voor mijn bachelorproefHet is misschien niet zo moeilijk te achterhalen dat digitalisering een thema is dat mij enorm aanspreekt. Het was dan ook voor de hand liggend dat ik mijn bachelorproef zou schrijven omtrent dit onderwerp. Niet enkel worden de voor-en nadelen aangehaald van een digitaal archief, verder heb ik ook onderzoek gedaan naar wat het personeel van een onderneming vindt van een dergelijke digitalisering. Dit onderzoek heb ik uitgevoerd binnen de onderneming waar ik vijf maanden stage heb mogen lopen, namelijk Jan De Nul NV. Bij Jan De Nul NV hanteert men een archiveringsproces dat eigen is aan de onderneming. De verschillende stappen van het overzetten van het analoog archief naar een digitaal wordt tot in detail toegelicht in mijn bachelorproef.  Hoewel dit onderzoek me enkele verrassende resultaten heeft opgeleverd, vroeg ik me ook af hoe het op wettelijk vlak nu eigenlijk zit. Hoe zit het wanneer een onderneming z’n archief volledig heeft gedigitaliseerd en plotseling voor de rechtbank moet verschijnen? Heeft een digitaal archief enige vorm van bewijskracht? Het is misschien allemaal veel om te verwerken, maar eigenlijk komt het neer op het volgende: Het is aan de onderneming zelf om te beslissen wat het beste is voor de onderneming en waarom deze voor een bepaalde archiveringsmethode heeft gekozen. Bij het nemen van een beslissing is het niet enkel belangrijk om aan het belang van de onderneming zelf te denken, maar ook aan die van het personeel. Zonder de volledige medewerking van het personeel is het praktisch onmogelijk om een digitaal archief tot z’n recht te laten komen.

Wat brengt de toekomst?Om nog even terug te komen op het feit of het mensdom onderdanig zal zijn aan machines in de toekomst, kan ik het volgende meedelen. Het is aan ons om te zorgen dat de toenemende digitalisering en ons vertrouwen in machines niet uit de hand zal lopen. Terminator hielp John Connor misschien in zijn strijd tegen de machines, maar in deze wereld zijn wij degenen die hier een stokje voor moeten steken. En indien ons dit niet zou lukken… we’ll be back!

Bibliografie

AA Media Group. (s.d.). Implementatie Digitaal Archief (case study). Opgeroepen op 29 Maart 2014, van AA Media Group: http://www.aamediagroup.eu/_wp/wpcontent/uploads/downloads/2012/09/Case…

afp. (2014, 18 Februari). 39 Prozent der Deutschen haben Angst vor Digitalisierung. Opgeroepen op 18 Februari 2014, van The Wall Street Journal: http://blogs.wsj.de/wsj-tech/2014/02/18/digitalisierung-umfrage/?utm_co…

Al-Azawi, M. A. (2012). Constructing an E-archive and its role in improving Document Management. Oman: ICKMARS.

Berge, F. V. (s.d.). Archiefopslag versus digitaliseren. Weekblad Facilitair en Gebouwbeheer nr. 245.

Bestuurszaken. (s.d.). Digitaliseren. Opgeroepen op 2014, van Bestuurszaken: http://www.bestuurszaken.be/digitaliseren

Biesen, M. (2013). Document Management Systeem. Aalst.

BITKOM. (2013, 12 November). Verbraucher archivieren Dokumente vor allem auf Papier. Opgeroepen op 28 April 2014, van Bitkom: http://www.bitkom.org/files/documents/BITKOM_Presseinfo_Persoenliche_Do…

Boudrez, F. (2003, April 15). Hoe archiveer je digitale kantoordocumenten? Lokaal VVSG voor gemeente en OCMW.

Boudrez, F. (2007). Beschrijven van digitaal archief. Opgeroepen op 28 oktober 2013, van edavid: http://www.edavid.be/docs/Beschrijven_DigitaalArchief.pdf

Boudrez, F. (2008). Digitale archivarissen. Karakter, Tijdschrift van Wetenschap.

Boudrez, F. (2008). Digitale bronnen archiveren.

Boudrez, F. (2008). Een digitaal archiefdepot implementeren: archiefbeheer revisited. Bibliotheek & archiefgids, B4.

Boudrez, F., & Dekeyser, H. (2004). Digitaal archiefbeheer in de praktijk. Antwerpen: Stadsarchief Antwerpen.

Boudrez, F., Dekeyser, H., & Dumortier, J. (2005). Digital archiving: the new challenge? IRIS.

Das Digitale Archiv des Bundesarchivs - ein aktueller Überblick. (2012). Opgeroepen op 28 April 2014, van Bundesarchiv: https://www.bundesarchiv.de/imperia/md/content/abteilungen/abtb/bbea/di…

David vzw. (2005). Digitale handtekeningen en archiefdocumenten. Antwerpen.

De la Théorie à la Pratique: Didacticiel d'Imagerie Numérique. (2000). Opgeroepen op 28 April 2014, van Library Cornell: https://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial-french/contents.h…

Dekeyser, H., & Lipinski, I. (2008). Digital archiving and copyright law : A comparative analysis. International Journal of Communication Law and Policy.

Digitaliser et archiver les factures des fournisseurs: l'administration des contributions donne son OK pour l'archivage digital. (2005). Opgeroepen op 28 April 2014, van Abacus: http://www.abacus.ch/fileadmin/mediendatenbank/kundenmagazin/2005/3/s74…

Digitaliseren van analoge archiefdocumenten. (2010, september). Opgeroepen op 28 oktober 2013, van http://www.edavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn9.pdf

Digitalisering personeelsbeleid in Belgische bedrijven is ondermaats. (2013, 17 Oktober). Opgeroepen op Februari 2014, van Datanews Knack: http://datanews.knack.be/ict/nieuws/digitalisering-personeelsbeleid-in-…

Doxis. (s.d.). De 7 belangrijkste valkuilen bij het digitaliseren van dossiers. Opgeroepen op 28 April 2014, van Doxis: https://www.doxis.nl/file/download/default/9167A95245BF5CF7D5F413BA21BA…

Dumortier, J., & Vandezande, N. (2010). Juridische ondersteuning digitale archivering.

Emmrich, H. (2013, 28 Augustus). Dokumente archivieren: Private Nutzung weit hinter der unternehmerischen. Opgeroepen op 28 April 2014, van EasyBlog: http://blog.site.easy.de/2013/08/28/dokumente-archivieren-private-nutzu…

Erfgoedinspectie Ministerie Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. (2013). Duurzaam duurt het langst. Den Haag.

Fhij, J. (2013, 17 December). Nederlandse werkgever beseft belang digitale vaardigheden op de werkvloer niet. Opgeroepen op 29 Maart 2014, van http://www.utwente.nl/nieuwsevents/2013/12/136604/nederlandse-werkgever…

Filip Boudrez, H. B. (2004). Digitaal archiefbeheer in de praktijk. Antwerpen.

Girard, T. (2012, 24 Januari). Pourquoi archiver? Opgeroepen op 2014, van Perles d'Histoire: http://www.perlesdhistoire.fr/paroles_experts/pourquoi_archiver/thibaut…

Gyssels, S. (2010, 2 Augustus). Beter documentbeheer in vijf slogans. Opgeroepen op 03 Maart 2014, van Smartbiz: http://www.smartbiz.be/trendsentips/118958/beter-documentbeheer-in-vijf…

Hubbard, E. (s.d.). Opgeroepen op 08 Maart 2014, van Brainy Quote: http://www.brainyquote.com/quotes/quotes/e/elberthubbard108045

Jan De Nul Group. (s.d.). R-Kive : Users Manual. Aalst: Jan De Nul Group.

Jannone, R. (2013, 02 December). Bent u klaar voor het papierloze kantoor? Opgeroepen op 29 April 2014, van KMO Insider: http://www.kmo-insider.biz/nieuws/inside-info/bent-u-klaar-voor-het-pap…

Landman, A. (2011, 24 Januari). Spreuken, quotes en citaten over samenwerken. Ik kan spreken over samenwerking; er zijn collega-sprekers met samenwerken als specialisatie. Opgeroepen op 27 April 2014, van Arendlandman: http://www.arendlandman.nl/2011/01/spreuken-quotes-en-citaten-over-same…

Lee, S. D. (sd). Digitization: is it worth it? Opgeroepen op 16 December 2013, van Computers Libraries: http://www.infotoday.com/cilmag/may01/lee.htm

Library and Archives Canada to digitise 640,000 First World War service files. (2014, 06 Februari). Opgeroepen op 28 April 2014, van Centenarynews: http://www.centenarynews.com/article?id=1430

McKay, S. (2003, december). Digitization in an archival environment. Opgeroepen op 16 December 2013, van Southernlibrarianship: http://southernlibrarianship.icaap.org/content/v04n01/Mckay_s01.htm

MKB Servicedesk. (2014, 07 Januari). Nederlander digitaler dan Duitser. Opgeroepen op 29 April 2014, van MKB Servicedesk: http://www.mkbservicedesk.nl/8761/nederlander-digitaler-dan-duitser.htm

NDS. (2014, April 01). Slimme robots vormen bedreiging voor de mensheid. P-Magazine, p. 10.

Online, E. (s.d.). 10 voordelen vaneen online enquête op een rijtje. Opgeroepen op Maart 2014, van Online Enquête: http://www.online-enquete.net/voordelen.htm

Otten, A. (2000). Digitalisering van documentbestanden: werkstroombeheersing en projectmanagement. Samson.

Pakkende teksten en oneliners. (s.d.). Opgeroepen op Februari 2014, van Duw: http://www.duw.me/pakkende-teksten-en-oneliners/

Papierloos werken blijkt onhaalbaar doel. (s.d.). Opgeroepen op 29 April 2014, van Werken 2.0: http://www.werken20.nl/nieuws-over-nieuwe-werken/organisatie-bedrijf/38…

Poppe, J. (2011). Handboek digitaliseren van documenten.

Postma, J. (s.d.). Diagnose UMC Utrecht: "Operatie digitalisatie geslaagd!". Opgeroepen op 28 April 2014, van Doxis: https://www.doxis.nl/file/download/default/9EF0F0BE4E5F8B737477999DC0D7…

Rahusen, P. (2014, 22 Januari). Digitaliseren is meer dan papier scannen. Opgeroepen op Februari 2014, van Computable: http://www.computable.nl/artikel/expertverslag/ecm/4977192/1277020/digi…

redactie. (2012, 25 Oktober). 'Het Papierloze Kantoor' puilt uit van het papier. Opgeroepen op 29 April 2014, van Businessbox: http://www.businessbox.nl/%C2%B4het-papierloze-kantoor%C2%B4-puilt-uit-…

Referenzen und zufriedene Kunden sind die besten Visitenkarten eines Unternehmen. (s.d.). Opgeroepen op 28 April 2014 2014, van Digital Archiv Service: http://www.digital-archiv-service.de/fallbeispiele/

Rijksarchiefinspectie. (2005). Een dementerende overheid? . Den Haag.

Roestenberg, B. (2010, 04 Oktober). Het papierloze kantoor leeft nog. Opgeroepen op 29 April 2014, van Computerworld: http://computerworld.nl/it-beheer/74141-het-papierloze-kantoor-leeft-nog

Rowling, J. (s.d.). GeoMan's Favorite Quotes. Opgeroepen op 08 Maart 2014, van Jersey.Uoregin.edu: http://jersey.uoregon.edu/~mstrick/GeoMan_Quotes.html

Schoups, I., Boudrez, F., De Bruyne, H., De Winter, S., & Van de Vijver, W. (2009). Wie klasseert, die vindt: Hedendaags document- en archiefbeheer in besturen en organisaties. Uitgeverij Politeia.

Shaikh, E. H. (2014, 30 April). Experts fear land digitalisation project too large to tame. Dhaka Tribune.

Staff, B. (2014, 15 Januari). 42% CIOs Say They Are Unprepared For Digitalisation Of Enterprise IT. Opgeroepen op 29 April 2014, van FirstBiz: http://www.firstbiz.com/biztech/42-cios-say-they-are-unprepared-for-dig…

Swain, H. (2008, 25 Januari). Digitising Archives. Opgeroepen op 28 April 2014, van At the heart of the higher education debate: http://www.timeshighereducation.co.uk/news/digitising-archives/400336.a…

The National Archivers (UK): Digitisation with Commercial Partnerships via the Licensed Internet Associates Programme. (s.d.). Opgeroepen op 28 April 2014, van JISC: http://sca.jiscinvolve.org/wp/files/2009/07/sca_bms_casestudy_natarchiv…

Tradition trifft Innovation - eine Case Study zum Dokumenten-Management. (s.d.). Opgeroepen op 28 April 2014, van ECM Navigator: http://www.ecm-navigator.de/case-studies/tradition-trifft-innovation-ei…

Vajcner, M. (2008). The Importance of Context for Digitized Archival Collections. Journal of the Association for History and Computing.

Verhaert, R. (2000). De permanente bewaring van digitale overheidsgegevens: de situatie in de Vlaamse instellingen en archiefdiensten. Antwerpen.

Youngs, K. (s.d.). Managing the Digitisation of Library, Archive and Museum Materials. London: Riley Dunn and Wilson.

 

 

Universiteit of Hogeschool
Office Management - Management Assistant
Publicatiejaar
2014
Kernwoorden
Share this on: